Unified Communications steigert Kommunikationseffizienz
Das Beispiel macht das zentrale Dilemma deutlich. Die Anwender nutzen voneinander isolierte Endgeräte - also Festnetz- und Mobilfunktelefon, PC, Laptop und Faxgerät - und bedienen diverse Anwendungen über verschiedene Netze. Die verschiedenen Medien und die unterschiedlichen Kommunikationsmittel sind zudem nicht überall und einheitlich nutzbar. Unified Communications dagegen ermöglicht Kommunikation ohne Medienbrüche, indem sämtliche Techniken über eine unternehmensweite Plattform sukzessive integriert und an jedem Ort und zu jeder Zeit zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht allerdings nicht durch eine einzelne Lösung, die ein für allemal im Unternehmen implementiert wird, weiß Reibold von Cosynus. Für ihn handelt es sich vielmehr um ein übergreifendes Konzept, bei dem Schritt für Schritt und je nach individuellem Bedarf die verschiedenen Kanäle, Netze und Anwendungen zusammengeführt werden. Zudem bleiben auf diese Weise für die Unternehmen die Kosten stets überschaubar. Jede zusätzliche Investition schafft einen unmittelbaren Mehrwert.
Erleichterte Kontaktaufnahme
So lassen sich im Rahmen eines konvergenten Kommunikationskonzepts zahlreiche Funktionen realisieren, mit denen Unternehmen ihre Effizienz steigern können. Eine Präsenzsignalisierung zeigt beispielsweise an, wann ein bestimmter Anwender über welches Endgerät erreicht beziehungsweise nicht erreicht werden kann. "Der Mitarbeiter am Unternehmensstandort aus dem Beispiel", führt der Cosynus-Geschäftsführer weiter aus, "hätte dann erkennen können, dass sein Kollege im Außendienst gegenwärtig telefonisch nicht verfügbar ist und auch die E-Mail erst mit einiger Verzögerung beantworten wird." Nützlich wären in diesem Fall auch Unified-Messaging-Funktionen gewesen. Denn diese ermöglichen es, unterschiedliche Nachrichtentypen - etwa E-Mail, Instant Messaging oder Voice-Mail - über eine einzige Oberfläche zu bearbeiten. Mit einem mobilen Endgerät, das an die im Unternehmen installierte ITK-Infrastruktur angebundene ist, hätte der Außendienstmitarbeiter unmittelbar nach dem Kundentermin unterwegs auf sein elektronisches Postfach zugreifen und die Anfrage beantworten können. Im Rahmen eines Unified-Communications-Konzepts werden auch Office-Anwendungen von unterwegs zugänglich. Ein Blick via Smartphone in den allgemeinen Terminkalender hätte dem Mitarbeiter außer Haus angezeigt, wo sein Kollege gerade zu erreichen ist.
Der Kollege wird überall erreichbar
Die Möglichkeiten, die ein Unified-Communications-Konzept bietet, sind damit noch lange nicht erschöpft. So ist es mit Find-me-follow-me- oder One-Number-Funktionen wesentlich leichter, einen Ansprechpartner zu erreichen - ganz gleich, ob er sich an seinem Arbeitsplatz, im Meetingraum oder auf einer Geschäftsreise befindet. Über Kommunikationsanwendungen in Office-Lösungen werden Telefonate, aber auch Web-Konferenzen direkt vom PC aus gestartet. Während des Telefonats lassen sich dann anhand der Telefonnummer verschiedene Informationen zum Gesprächspartner via Computer Telephony Integration (CTI) automatisch etwa aus einer ERP- oder CRM-Anwendung abrufen.