Ein regulatorischer Dschungel
Einen Grund für die Aversionen, sich mit dem vielschichtigen Thema zu beschäftigen, nennt Rainer Janßen: "Wenn’s einfach nur um die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Anm.d.Red.) ginge, wär’s ja noch einfach. Aber in diesen Zusammenhang gehören ja auch die Themen Solvency II, Sarbanes-Oxley und noch viele weitere Gesetze aus den USA", erläutert der CIO der Müchener Rück.
Mit dem Sachkomplex E-Mail-Archivierung direkt verbunden sei zudem das Thema Document-Lifecycle-Management, also die Frage, wie Unternehmen es schaffen, "alle Arten von Dokumenten wie etwa Mails, Fax, Text- und andere Dateien aus einer Office-Anwendung, Hardcopies und so weiter zu einem Geschäftsvorgang zusammenzufassen und so zu speichern, dass man diese auch wiederfindet", so der CIO.
Welche Paragrafen wichtig sind
Handelsgesetzbuch (HGB)
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§ 238 HGB: behandelt die Verpflichtung zur Buchführung.
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§ 257 Abs.1 HGB: behandelt die Unterlagen, die aufzubewahren sind, wie Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie insbesondere Handelsbriefe (wichtig, weil zu ihnen E-Mails zählen können).
Abgabenordnung (AO)
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§ 140 AO: behandelt die Buchführungspflicht nach anderen Gesetzen, die für die Besteuerung maßgeblich sind.
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§ 141 AO: behandelt ergänzende Buchführungspflichten für Gewerbebetriebe und Land- und Forstwirtschaft.
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§147 AO: behandelt alle nach HGB aufzubewahrenden Unterlagen sowie alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (hier insbesondere E-Mails).
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§147 I Nr. 5 AO: ist für die E-Mail-Archivierung von besonderer Bedeutung, weil es hier um Unterlagen geht, die für eine Sachverhaltsklärung hinsichtlich der Besteuerung wichtig sind.
Um die nicht nur fiskaltechnische Problematik der revisionssicheren Lagerung von E-Mails samt ihren Anhängen zu verdeutlichen, verweist Janßen auf das Beispiel des Luft- und Raumfahrtkonzerns EADS. Dieses Unternehmen sei verpflichtet, im Falle von Flugzeugabstürzen und Haftungsklagen alle Unterlagen zum Qualitäts-Management sehr lange aufzubewahren.