Zur Nachahmung empfohlen

Bei der Norisbank in Nürnberg allerdings ist man sich der Archivierungs-Problematik sehr bewusst. Um sicherzugehen, dass Mitarbeiter auf ihren PCs nicht irrtümlich elektronische Post löschen, hat der mittelfränkische Finanzdienstleister eine konsequente Lösung etabliert: Es werden überhaupt keine E-Mails auf den lokalen Rechnern gespeichert, sagt Willy Düster, Leiter Informationstechnologie beim Nürnberger Bankhaus: "Sämtliche Daten befinden sich im Storage Area Network oder in persönlichen Ordnern im Networked Attached Storage." Zudem nimmt die Norisbank mehrmals täglich Speicher-Snapshots vor und sichert die Daten mit einem Tool zur zentralen Medienverwaltung, dem "Tivoli Storage Manager" (TSM). Auf diese Weise werden die digitalen Postsendungen auch langzeitarchiviert.

Wichtig: Nachvollziehbarkeit!

Damit steuerrelevante Daten entsprechend den GDPdU-Regeln mindestens sechs und bis zu zehn Jahre (siehe Kasten "Archivierungsdauer") aufbewahrt werden, bildet die Norisbank sie in den jeweiligen juristischen Buchungssystemen ab. Diese speichern die Daten länger als zehn Jahre. "In den Rechenzentren werden die Datenbestände auf die jeweils aktuellen Medien kopiert, damit sie jederzeit lesbar sind", so Düster. Genau diese Nachvollziehbarkeit ist, so Rechtsanwalt Hohl, eine der wesentlichen Bedingungen der E-Mail-Archivierung.