Die abteilungsspezifische Inhaltspflege wird dezentral von den Key Usern, Abteilungsleitern und Sekretariaten bewältigt. Ungefähr 60 Personen haben die entsprechenden Autorenrechte. Basierend auf der Steuerung der Zugriffsrechte, wird es neben den allgemein zugänglichen Informationen im Wissens-Management-System auch abteilungsspezifische Bereiche geben.
Früher mussten Mitarbeiter viel Zeit auf das Kopieren und Verschicken von Produktbroschüren an die Außendienstmitarbeiter verwenden. Mit der neuen Datenbank gehört dies der Vergangenheit an. Für die Abteilungen Abfüllung und Produktion - die nicht notwendigerweise über Einzelarbeitsplätze verfügen - wurden PCs in den Pausenräumen eingerichtet. So sind die gewünschten Informationen innerhalb weniger Sekunden standortübergreifend für alle Mitarbeiter abrufbar.
Die chemische Forschung und Entwicklung wird immer spezifischer und vielfältiger. Kunden wünschen sich daher Unterstützung bei der Auswahl der geeigneten Produkte und deren optimaler Anwendung. Gerade in den Bereichen Pharma und Chemie hat Kundenvertrauen einen hohen Stellenwert. Wenn bei Kunden nach dem Erwerb der Produkte noch Fragen oder Probleme in der Nutzung auftauchen, steht die Beiersdorf-Tochter mit Antworten schneller als bisher parat.
Welche Flächendesinfektionspräparate sind für den Lebensmittelbereich geeignet? Werden die Alkohole der Haut-Desinfektionsmittel über die Haut resorbiert? Es gibt viele derartige Anfragen, und sie wiederholen sich. Da die passenden Antworten jetzt elektronisch archiviert und dokumentiert sind, wird doppelte Arbeit vermieden. Aktenordner haben ausgedient.
Die langfristige Rentabilität erfolgreicher Medikamente wird durch die Befristung von Patentrechten auf jeweils 20 Jahre begrenzt. Daher sind Pharma- und Chemieunternehmen heute mehr denn je gefordert, ihre Produkte so rasch wie möglich zur Marktreife zu bringen. Das direkte Kunden-Feedback ist für die Forschungsabteilungen und den Vertrieb von größtem Interesse. Die Nähe zum Markt ist eine Grundvoraussetzung für die Entwicklung neuer Produkte und Verfahren mit hohem Anwendernutzen. So rechnen sich die Anfangsinvestitionen bereits nach kurzer Zeit.