Im Bereich der digital vorhandenen Informationen (Coded Information, kurz CI) kamen der Integrationsgrad sowie die Möglichkeiten einer automatischen Verschlagwortung auf den Prüfstand. Nicht untersucht wurde hingegen die Massendatenverarbeitung. Die Rangliste führen hier Saperion und Filenet an, die restlichen Kandidaten bewegen sich im oberen Mittelfeld der Bewertungsskala.
Über die Anbindung an E-Mail-Systeme lassen sich Nachrichten nebst Anhängen archivieren. So gespeicherte Post wird manuell oder automatisch indiziert. Bietet ein System beide Methoden an, erhielt es eine höhere Bewertung. Zudem ermöglichen es die integrierten Mail-Funktionen der DMS-Produkte, Dokumente zu versenden, entweder ad hoc, oder gesteuert durch ein im Workflow-Modul festgelegtes Ablaufschema. Die Mail-Anbindung beherrschen die Produkte von Easy, IBM und Saperion am besten.
Bei den Workflow-Komponenten wurde untersucht, inwieweit die Systeme sowohl Ad-hoc-Abläufe als auch modellierte Workflows unterstützen. So flossen Modellierungs- und Programmierfunktionen in die Benotung ein. Keinen Workflow bietet Ceyoniq, bei Filenet, Hyperwave und Saperion ist die Vorgangssteuerung dagegen besonders gut implementiert.
Einige auf Dokumentenverwaltung spezialisierte Hersteller statten ihre Produkte zusätzlich mit Modulen für das Web-Content-Management aus. Besonders gut gelöst ist dies in den Produkten von Documentum, Filenet, Hyperwave und IBM. Die Erweiterungen dienen dazu, Inhalte auf Web-Servern beziehungsweise Portalen zu publizieren. Veröffentlicht wird dabei der eigentliche Content (etwa Texte, Grafiken, Videos und Sound), davon getrennte Layoutbeschreibungen, die die Darstellung der Inhalte festlegen, sowie Metadaten, zu denen Angaben über den Autor, das Publikationsdatum sowie Schlagwörter zählen. Vorteilhaft ist es hier, wenn Content in unterschiedlicher Formatierung in verschiedenen Web-Auftritten publiziert werden kann. Punkten konnten Hersteller auch mit Schnittstellen, über die Anwender mittels Web-Autorenwerkzeugen auf das Repository zugreifen können. Auch die Art der Datenhaltung des Web-Content sowie Versionierungsfunktionen wurden in Augenschein genommen.
Positiv fielen Produkte auf, die für das Web bestimmte Inhalte so speichern, indizieren und verwalten können wie eingescannte Dokumente. Null Punkte in Sachen Web-Content-Management erreichten Ceyoniq, Docuware und Elo.
Neben den Tools zur Web-Publikation bieten Systeme auch Web-Clients für den Anwender als Alternative zum Windows-Client an. Insbesondere die Recherchefunktionen der Browser-Oberfläche sollten mit der Desktop-Variante identisch sein. Recherche-Tools in der Client-Software versetzen Anwender in die Lage, aus der Fülle an Dokumenten gezielt die gewünschten Inhalte aufzuspüren. Zu den von der Benutzer-Schnittstellle zur Verfügung gestellten Mechanismen zählt die Suche über Indizes und Volltext.