Vier grundlegende Herstellerprofile
Im DMS-Markt haben sich vier Anbieterprofile herauskristallisiert. Hersteller des ersten Profils legen den Fokus auf Ablage- und Recherchesysteme und bieten klassische Archivsysteme an. Zu den wichtigsten Funktionen zählen das Erfassen von Dateien sowie einfache Administrations- und Rechercheaktivitäten. Das zweite Profil umfasst Lösungsanbieter für das elektronische Dokumenten-Management. Merkmale hier sind die Integration digitaler Dokumente sowie kooperative Aufgaben. Eigene Scan-Clients für Papierdokumente sind zumeist nicht vorhanden oder werden von Drittprodukten übernommen. Profil drei kennzeichnet Content-Management-Spezialisten. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Inhaltsbearbeitung und -präsentation. Damit lassen sich Dokumente auf verschiedenen Medien ausgeben, ohne dass der Anwender den Inhalt jeweils neu
überarbeiten muss. Archivierungsfunktionen treten eher in den Hintergrund. Unter das vierte Profil fallen Anbieter von prozessorientierten Dokumenten-Management- und Archivsystemen. Der Erfassung, Verwaltung, Recherche und Weiterleitung von Dokumenten können umfangreiche Vorgangs- und Steuerungsregeln zugeordnet werden.
Eine solche Klassifizierung hilft zwar grundsätzlich, Hersteller einzuordnen, doch oftmals decken die Lösungen mehr als ein Profil ab (siehe Tabelle "Herstellerprofile"). Beispiele dafür sind IBM und Easy Software, die beide stark sind bei Ablage und Recherche (Profil eins) sowie prozessorientierten Dokumenten-Management- und Archivsystemen.
Test der funktionalen Kriterien
Die gewählten Testkriterien beziehen sich auf Funktionen zur Erfassung, Indizierung von Dokumenten, Recherche-Features am Web- und am Desktop-Client, Text Mining, E-Mail-Integration, Workflow und Web-Content-Management. Bei der Erfassung von nicht digital vorliegenden Dokumenten (Non Coded Information, kurz NCI) wurde der Funktionsumfang der mitgelieferten Scan-Clients für die Digitalisierung von Papierdokumenten beziehungsweise entsprechender Schnittstellen zu Fremdsystemen bewertet. Spitzenreiter ist hier Filenet mit "P8", das die maximale Punktzahl (5,00) erreichte. Hyperwave dagegen bietet in dieser Kategorie keine Funktionen an (0 Punkte).