Gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können - diese zentrale Aufgabe steht über allem. Nur wenn Tools, ob Web-basiert oder lokal installiert, das bequem möglich machen, bringen sie ein Unternehmen weiter.
Blogs und Wikis sind die modernen Klassiker der Collaboration-Welt. Blogs werden gerne für aktuelle Einzelprojekte genutzt, in die bei Bedarf auch Inhalte von außen einfließen können, Wikis eher als ständig erweiterbare unternehmensinterne Wissensdatenbanken.
Let's try it
Ein weit verbreiteter Fehler besteht darin, Collaboration-Tools links liegen zu lassen, weil einem die Phantasie für Einsatzszenarien fehlt. Karsten Ehms, Principal Consultant im Corporate-Technology-Bereich bei der Siemens AG in München, beteuert: "Es gibt viele Einsatzmöglichkeiten für diese Werkzeuge. Aus ihren Funktionen kann man aber nicht die Einführungsstrategien ableiten. Mein Tipp: Seien Sie immer offen für Anwendungsfälle, die Sie nicht vorhersehen können." Ehms hält viel von Experimentierfreudigkeit und Offenheit. Andererseits erleichterten vorhersehbare Anwendungsszenarien, die sich ohnehin einer starken Aufmerksamkeit in der Belegschaft erfreuten, die Installation von Collaboration-Tools natürlich ungemein.
- Google Docs
Mit "Google Docs" lassen sich neben klassischen Dokumenten im Word-Stil auch Präsentationen oder Tabellen erstellen und im Team bearbeiten. Die Bedienung erfolgt weitgehend intuitiv und stellt Office-Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> Einzige Voraussetzung für die Nutzung von Google Docs: Die Einrichtung eines kostenlosen Google-Kontos sowie eine funktionierende Internetverbindung. <br /><br /> <a href="http://docs.google.com/" target="_blank">...zu Google Docs</a> - Springloops
Die kostenlose "Free"-Version von "Springloops" wendet sich im wesentlichen an Web-Entwickler, die im Team am Quellcode eines Projekts arbeiten. Springloops arbeitet dabei rein webbasiert und bietet schon in der kostenlosen "Free"-Version eine Fülle an nützlichen Features, wie beispielsweise einen AJAX-Code-Browser, die Möglichkeit bestehende Projekte zu importieren oder auch Roll-Back-Features. <br /><br /> Wer mehr als drei aktive Projekte gleichzeitig bearbeiten möchte, muss auf eines der kostenpflichtigen Pakete zurückgreifen. <br /><br /> <a href="https://www.springloops.com" target="_blank">...zu Springloops</a> - Zoho Docs
Ähnlich wie Google Docs arbeitet "Zoho Docs" rein webbasiert und kommt ohne die Installation zusätzlicher Software aus. Nach Einrichtung eines User-Accounts können Dokumente erstellt sowie weitere User zur Mitarbeit eingeladen werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich dabei an dem klassischen MS-Word-Schema und stellt den Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> <a href="https://www.zoho.com/de/docs/" target="_blank">...zu Zoho Docs</a> - Gobby
Im Gegensatz zu Google Docs präsentiert sich "Gobby" im wesentlichen als reines Entwicklertool. Nach Erstellen eines kostenlosen Useraccounts und Installation der Software können via Gobby simultan mehrere Dokumente im Team bearbeitet werden. Gobby bietet hierbei die Möglichkeit einem Dokument die jeweils verwendete Programmiersprache zuzuordnen. Wer möchte, kann sich während des gemeinsamen Codens, via Chat-Funktion, beraten. <br /><br /> <a href="https://gobby.github.io/" target="_blank">...zu Gobby</a> - QuickTopic
Nach Erstellen eines User-Accounts lassen sich mit „QuickTopic" einzelne Dokumente hochladen und im Team besprechen. Einzelne Abschnitte eines Dokuments können dabei via "comment dot" geflaggt und kommentiert werden. <br /><br /> Einziger Wermutstropfen bleibt die Tatsache, dass nur Dokumente im HTML-Format akzeptiert werden. Für Word-Dokumente empfiehlt es sich daher diese vor dem Upload als HTML-Datei abzuspeichern. <br /><br /> <a href="http://www.quicktopic.com/" target="_blank">...zu QuickTopic</a> - SubEthaEdit
Für "SubEthaEdit" hat die Münchner Softwareschmiede The Coding Monkeys 2003 einen der begehrten Apple Design Awards erhalten. Seitdem hat sich der kollaborative Texteditor für den Mac kontinuierlich weiterentwickelt und bietet heute zahlreiche nützliche Funktionen ohne überladen zu sein. Dazu zählen unter anderem ein Kommandozeilen-Tool, das komplexe und interaktive Arbeitsabläufe mit dem Terminal ermöglicht, eine mächtige Druckfunktion, Syntax-Hervorhebung, Html-Export und AppleScript-Unterstützung. <br /><br /> <a href="http://subethaedit.net/">... zu SubEthaEdit</a>
Bei Siemens selbst sind nicht nur Wikis, sondern auch Blogs unter den Mitarbeitern weit verbreitet. Selbst wenn nicht jeder täglich etwas in sein digitales Tagebuch schreibt - ein Eintrag wöchentlich ist laut Ehms bei inhaltlich wertvollen Postings völlig ausreichend -, findet laut Ehms ein reger Wissens- und Erfahrungsaustausch auch gerade auf diesem Weg statt. So halten sich Projektteams über lokale Grenzen hinweg gegenseitig auf dem Laufenden.
Projektgruppen mögen Wikis
Wie wichtig eine zentrale Materialsammlung in Form eines Wikis sein kann, auf das sich von überall aus zugreifen lässt, stellt auch Michael Mielke fest. Er ist Teamleiter Unternehmenssteuerung und Informations-Management im Bereich DB Training bei der Deutschen Bahn. In rund 800 einzelnen Projekten im Jahr, in die alle 60 Mitarbeiter eingebunden sind, unterstützt die intern gehostete Wiki-Lösung Atlassian Confluence den Konzern bei der Verbesserung interner Arbeitsabläufe. Hier können Erfahrungen und Daten gesammelt werden. "Wir haben für jedes Projekt einen eigenen Bereich, in dem die Projektmitarbeiter ihre Dokumente ablegen und gemeinsam verändern können", so Mielke. Einen großen Vorteil des Tools sieht der Teamleiter in der bequemen Rechtevergabe: "Überall, wo Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen, ist die Verteilung der Zugriffsrechte beispielsweise bei klassischen Gruppenlaufwerken kompliziert, weil hier alles einzeln koordiniert werden muss." Im Wiki lege man lediglich eine neue Gruppe an und weise die Mitglieder mit wenigen Handgriffen zu. Durch die Vollindexierung der gesammelten Inhalte seien die Dokumente zudem wesentlich schneller auffindbar als bei gemeinsam genutzten Laufwerken.
Mit einem ähnlichen Ansatz arbeitet der Düsseldorfer Rüstungskonzern Rheinmetall AG. Corporate CIO Markus Bentele setzt auf virtuelle Zusammenarbeit mit einer Kombination aus den IBM-Produkten Lotus Quickr für Teamarbeitsbereiche und Dokumenten-Management, Lotus Sametime für die Echtzeitzusammenarbeit und Lotus Connections für Social Networking unter den Mitarbeitern. Mit dieser Collaboration-Suite setzen Projektteams unter anderem Blogs und Wikis auf und tauschen Dokumente in abgesicherten Räumen untereinander aus. Die lexikalischen Fähigkeiten eines Wikis, leicht durchsuchbare Materialsammlungen zu erstellen, vereinfachten die Projektarbeit ungemein, so der CIO.