Web 2.0 im Unternehmen

Virtuelle Teamarbeit setzt sich durch

Simon verantwortet auf Computerwoche online redaktionell leitend überwiegend alle Themen rund um IT-Sicherheit, Risiko-Management, Compliance und Datenschutz. Er entwickelt darüber hinaus innovative Darstellungsformate, beschäftigt sich besonders gerne mit Datenanalyse und -visualisierung und steht für Reportagen und Interviews vor der Kamera. Außerdem betreut der studierte Media Producer den täglichen Früh-Newsletter der Computerwoche. Aufgaben in der Traffic- und Keyword-Analyse, dem Content Management sowie die inoffizielle Funktion "redaktioneller Fußballexperte" runden sein Profil ab.
Immer mehr Unternehmen bauen auf Collaboration-Tools aus der Web-2.0-Welt. Wikis sind besonders beliebt.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können - diese zentrale Aufgabe steht über allem. Nur wenn Tools, ob Web-basiert oder lokal installiert, das bequem möglich machen, bringen sie ein Unternehmen weiter.

Blogs und Wikis sind die modernen Klassiker der Collaboration-Welt. Blogs werden gerne für aktuelle Einzelprojekte genutzt, in die bei Bedarf auch Inhalte von außen einfließen können, Wikis eher als ständig erweiterbare unternehmensinterne Wissensdatenbanken.

Let's try it

Karsten Ehms rät Unternehmen, im Collaboration-Bereich viel auszuprobieren. (Foto: Simon Hülsbömer)
Karsten Ehms rät Unternehmen, im Collaboration-Bereich viel auszuprobieren. (Foto: Simon Hülsbömer)

Ein weit verbreiteter Fehler besteht darin, Collaboration-Tools links liegen zu lassen, weil einem die Phantasie für Einsatzszenarien fehlt. Karsten Ehms, Principal Consultant im Corporate-Technology-Bereich bei der Siemens AG in München, beteuert: "Es gibt viele Einsatzmöglichkeiten für diese Werkzeuge. Aus ihren Funktionen kann man aber nicht die Einführungsstrategien ableiten. Mein Tipp: Seien Sie immer offen für Anwendungsfälle, die Sie nicht vorhersehen können." Ehms hält viel von Experimentierfreudigkeit und Offenheit. Andererseits erleichterten vorhersehbare Anwendungsszenarien, die sich ohnehin einer starken Aufmerksamkeit in der Belegschaft erfreuten, die Installation von Collaboration-Tools natürlich ungemein.

Bei Siemens selbst sind nicht nur Wikis, sondern auch Blogs unter den Mitarbeitern weit verbreitet. Selbst wenn nicht jeder täglich etwas in sein digitales Tagebuch schreibt - ein Eintrag wöchentlich ist laut Ehms bei inhaltlich wertvollen Postings völlig ausreichend -, findet laut Ehms ein reger Wissens- und Erfahrungsaustausch auch gerade auf diesem Weg statt. So halten sich Projektteams über lokale Grenzen hinweg gegenseitig auf dem Laufenden.

Projektgruppen mögen Wikis

Für Michael Mielke ist ein Wiki für die tägliche Projektarbeit unverzichtbar geworden. (Foto: privat)
Für Michael Mielke ist ein Wiki für die tägliche Projektarbeit unverzichtbar geworden. (Foto: privat)

Wie wichtig eine zentrale Materialsammlung in Form eines Wikis sein kann, auf das sich von überall aus zugreifen lässt, stellt auch Michael Mielke fest. Er ist Teamleiter Unternehmenssteuerung und Informations-Management im Bereich DB Training bei der Deutschen Bahn. In rund 800 einzelnen Projekten im Jahr, in die alle 60 Mitarbeiter eingebunden sind, unterstützt die intern gehostete Wiki-Lösung Atlassian Confluence den Konzern bei der Verbesserung interner Arbeitsabläufe. Hier können Erfahrungen und Daten gesammelt werden. "Wir haben für jedes Projekt einen eigenen Bereich, in dem die Projektmitarbeiter ihre Dokumente ablegen und gemeinsam verändern können", so Mielke. Einen großen Vorteil des Tools sieht der Teamleiter in der bequemen Rechtevergabe: "Überall, wo Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen, ist die Verteilung der Zugriffsrechte beispielsweise bei klassischen Gruppenlaufwerken kompliziert, weil hier alles einzeln koordiniert werden muss." Im Wiki lege man lediglich eine neue Gruppe an und weise die Mitglieder mit wenigen Handgriffen zu. Durch die Vollindexierung der gesammelten Inhalte seien die Dokumente zudem wesentlich schneller auffindbar als bei gemeinsam genutzten Laufwerken.

Mit einem ähnlichen Ansatz arbeitet der Düsseldorfer Rüstungskonzern Rheinmetall AG. Corporate CIO Markus Bentele setzt auf virtuelle Zusammenarbeit mit einer Kombination aus den IBM-Produkten Lotus Quickr für Teamarbeitsbereiche und Dokumenten-Management, Lotus Sametime für die Echtzeitzusammenarbeit und Lotus Connections für Social Networking unter den Mitarbeitern. Mit dieser Collaboration-Suite setzen Projektteams unter anderem Blogs und Wikis auf und tauschen Dokumente in abgesicherten Räumen untereinander aus. Die lexikalischen Fähigkeiten eines Wikis, leicht durchsuchbare Materialsammlungen zu erstellen, vereinfachten die Projektarbeit ungemein, so der CIO.