Komplexitätsmanagement

Wie isst man einen Elefanten?

01.03.2017
Mit mehr als 20 Jahren Projekterfahrung in der ITK-Branche schreibt Hauke Thun als Experte zu den Themen Projektmanagement & Führung. Der Managing Director des House of PM verfügt über Zertifizierungen nach GPM/IPMA Level D, PMI/PMP und OGC/PRINCE2 sowie SCRUM ALLIANCE/Certified Scrum Master. Außerdem engagiert er sich als Assessor für den IPMA Project Excellence Award und seit 2013 als IPMA DELTA Foreign Assessor.
Je größer und aufwändiger eine Unternehmung ist, desto mehr Probleme können sich einschleichen. Doch wie verhindern Projektmanager, dass ihr Projekt aus dem Ruder läuft?

Wie isst man einen Elefanten? „Indem man ihn in mundgerechte Häppchen zerlegt“ sollte die richtige Antwort wohl lauten. Beim Komplexitätsmanagement geht es zum Glück nicht darum, ein großes Tier zu zerlegen, sondern vielmehr um ein umfangreiches Projekt.

So wie der gewaltige Körper eines Elefanten aus vielen Teilen besteht, setzen sich auch große Projekte aus vielen, oft unübersichtlichen Bereichen zusammen. Grundsätzlich gilt: Die Komplexität von Projekten kann nicht ohne eine Änderung des Projektgegenstands - Verzicht auf Lieferbestandteile oder wesentliche Eigenschaften - reduziert werden. Ganz im Gegenteil nimmt die Komplexität immer mehr zu – ob bei groß angelegten Infrastrukturvorhaben oder technologischen Innovationsprojekten.

Das Management der Komplexitäten ist eine riesige Herausforderung, der die meisten Organisationen auf Anhieb nicht gewachsen sind. Entsprechend häufig scheitern solche Großprojekte. Die vielen Schnittstellen, Stakeholder und Prozesse lassen sich nicht wegzaubern, doch sie lassen sich managen. Das Komplexitätsmanagement setzt sich zum Ziel, von Anfang an Transparenz in Projekten zu schaffen, diese in viele Einzelstücke zu zerlegen und methodisch zu managen. Diese Portionierung des Projekts ist ein erster wichtiger Schritt, um die einzelnen Bestandteile und notwendige Entscheidungen übersichtlicher und besser darstellbar zu machen.

Evaluation ermöglicht frühe Auseinandersetzung mit Projektbestandteilen

Je größer und aufwändiger eine Unternehmung ist, desto mehr Probleme können sich einschleichen. Doch wie verhindern Projektmanager, dass ihr Projekt aus dem Ruder läuft? Sie müssen Transparenz über die einzelnen Projektbestandteile schaffen und die Kompetenzen der eigenen Organisation realistisch einschätzen. Das ist nicht immer ganz leicht. Voraussetzung ist ein methodisches Komplexitätsmanagement, das sowohl Projekte als auch ihre Umfelder von Anfang an bestmöglich aufstellt.

Durch stringente Evaluationsprozesse vor Projektbeginn an und ein konsequentes Änderungsmanagement im laufenden Projekt lassen sich die zahlreichen komplexitätssteigernden Faktoren bewältigen. So schaffen die Verantwortlichen Transparenz über alle Entscheidungsschritte und Änderungsvorgänge.

Initiale Evaluationsprozesse zwingen Unternehmen schon vor Beginn eines Projekts dazu, sich mit den einzelnen Bestandteilen und Schnittstellen ihrer Projekte intensiv auseinanderzusetzen. Das House of PM setzt hierfür einen an die Unternehmung angepassten Complexity Score zur Bewertung aller Projektaspekte und möglicher Alternativen ein. Diese Bewertung betrachtet Aspekte wie verwendete Materialien und gegebene Produktionsprozesse, Innovationsgrade, Anzahl der Schnittstellen, Expertise der Projektmanager und Kompetenzen der Zulieferer. Die Bewertungskriterien vergleichen auch mögliche Alternativen im Projekt, um zu eruieren, ob damit Komplexitäten reduziert werden können, beispielsweise durch den Verzicht auf innovative Materialien.

Die zusätzliche Bewertung der erfolgreichen und gescheiterten Projekte aus der Projekthistorie der Unternehmung verdeutlicht, wie hoch die Fähigkeiten des Betriebs sind, komplexe Aufgabenstellungen zu bewältigen. Aus der Analyse von über 15 bis 20 Kriterien und der Unternehmensprojekte ergibt sich für das Unternehmen oder für einzelne Abteilungen eine „Komplexitätskennzahl“, die anzeigt, bis zu welchem Schwierigkeitsgrad Projekte erfolgreich umgesetzt werden können und ab wann sie die Fähigkeit der Organisation überfordern.

Erfassungsblatt der Komplexitätskennzahl
Erfassungsblatt der Komplexitätskennzahl
Foto: House of PM