HR & Collaboration

Wie einfache To-Do-Apps das Business erobern

Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
Task-Management-Apps wie Asana, Wunderlist und Producteev präsentieren sich als einfachere Alternativen zu klassischen Projektmanagement- und Collaboration-Lösungen – und werden in der Praxis immer beliebter.

Wenn es um Business-Collaboration-Lösungen geht, haben Unternehmen heute die Qual der Wahl. Von klassischen Projektmanagement-Anwendungen wie Basecamp und Planio, über ganzheitliche Kommunikationsplattformen wie Projectplace und soziale Intranets wie Bitrix24 bis hin zu modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter: Das Marktangebot ist inzwischen extrem vielfältig geworden. Hinzu kommen neuerdings moderne Chat-Dienste für den Firmeneinsatz wie HipChat und Slack, die den Begriff Team-Kommunikation neu definieren wollen und in der Praxis immer beliebter werden.

Neben den erwähnten cloud-basierten Productivity-Lösungen aus diesen Software-Segmenten gewinnen in letzter Zeit SaaS-Dienste aus einer weiteren Kategorie immer weiter an Bedeutung: Aufgabenmanagement. In der PC-Ära waren To-Do-Apps, mit denen man seine täglichen Aufgaben besser in den Griff bekommen konnte, für den Unternehmenseinsatz unvorstellbar. Doch nach dem Siegeszug von Mobile und Cloud Computing und durch die zunehmende Mobilisierung und Flexibilisierung der Arbeitswelt haben Task-Manager ihren Weg in die Unternehmen gefunden.

Den Arbeitsalltag besser organisieren

Während klassische Projektmanagement-Tools vor allem Dienstleister und Service-orientierte Firmen adressieren, die für mehrere Kunden an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten, sprechen einfache Aufgabenverwaltungs-Tools wie Wunderlist, Asana, Producteev oder Todoist ein viel breiteres Publikum. So werden solche Anwendungen heute in allen erdenklichen Branchen und von Firmen jeder Größe eingesetzt. Von kleinen Teams, die verteilt arbeiten, über einzelne Abteilungen in größeren Unternehmen bis hin zu ganzen Organisationen mit mehreren hunderten Mitarbeitern. Das Ziel bleibt jedoch immer das Gleiche: Den Arbeitsalltag besser zu organisieren und produktiver zu arbeiten.

Zu diesem Zweck bieten moderne Task-Manager eine Reihe nützlicher Features, die bei keinem Produkt fehlen dürfen. Hierzu zählt etwa die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten festzulegen, Aufgaben zu delegieren, die To-Dos in Listen zu organisieren, Prioritäten festsetzen und Deadlines gemeinsam im Team zu managen. Hinzu kommen weitere zentrale Features wie Kommentare und Diskussionen, einfaches File-Sharing und automatische Benachrichtigungen, mit denen jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden bleiben kann.

Consumerization

Während traditionelle Collaboration-Lösungen einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgten und wahre Feature-Monster waren, charakterisieren sich moderne Aufgaben-Management-Tools durch den Verzicht auf überflüssige Funktionen und einen starken Fokus auf Einfachheit - getreu dem Motto "Weniger ist Mehr".

Eine weitere Gemeinsamkeit besteht darin, dass die Player in diesem Marksegment besonders viel Wert auf Usability legen. Während klassische Business-Anwendungen in der PC-Ära dafür bekannt waren, schwer zu bedienen, komplex und weniger intuitiv zu sein, sind Wunderlist, Asana und Co. dagegen so leicht und selbsterklärend wie die Consumer-Apps, die Business-Anwender zu hause nutzen - Stichwort Consumerization. Neben einer einfachen Bedienung bestechen diese Apps durch modernes UI-Design, das in der Regel mit viel Liebe zum Detail realisiert ist. Und sie machen nicht nur im Browser eine gute Figur, sondern auch auf Smartphones und Tablets.

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Fazit

To-Do-Apps setzen sich als einfachere Alternativen zu traditionellen Collaboration-Lösungen in Unternehmen immer weiter durch. Das sieht man an den erstaunlichen Nutzerzahlen, die die erfolgreichen Anbieter in diesem Marktsegment vorweisen können. Diese hohe Akzeptanz seitens der Business-Anwender macht das Thema "Moderne Aufgabenverwaltung für Teams" wiederum für etablierte Software-Hersteller und Investoren zunehmend attraktiv, was schließlich zu mehr Investitionen und neuen Firmengründungen führt. Die erwähnte Producteev-Übernahme durch Jive Software und die großen Investitionen in Asana und Wunderlist sind nur ein paar von vielen Beispielen. Von dieser Marktdynamik profitieren schließlich die Kunden. Denn aufgrund des großen Wettbewerbs sehen sich die Anbieter dazu gezwungen, Innovationen voranzutreiben, um sich von der Konkurrenz zu differenzieren.