Gegenüber Excel punkten BI-Lösungen ganz klar dann, wenn es um Datenmengen und -strukturen, flexible Auswertemöglichkeiten sowie das Arbeiten im Team geht. So halten BI-Lösungen alle Daten in einer zentralen Datenbank (single point of truth) und stellen damit einheitliche Kennzahlen zur Verfügung. Sowohl die Daten als auch deren Strukturen können automatisch aktualisiert werden, und fehlerhafte Verknüpfungsorgien, die Excel-spezifische 65.000-Zeilen-Grenze sowie Performance-Probleme bei großen Datenmengen gibt es nicht.
Darüber hinaus bieten BI-Lösungen viele unterschiedliche Möglichkeiten für Analyse, Planung und Reporting auf Knopfdruck. Diese sind in Excel entweder gar nicht möglich oder mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand verbunden. Dazu zählen unter anderem Ad-hoc- und ABC-Analysen, Analysebäume, Drill Trough und Drill Down oder Ampel- und Frühwarnfunktionen - in BI-Lösungen alles einfach, schnell, auf einen Klick vom Fachanwender vorzunehmen.
Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der Teamfähigkeit, also der Möglichkeit zum kollaborativen Arbeiten mit BI-Lösungen. Automatisierte Berichtsverteilung, Zusammenarbeit bei der Analyseerstellung und Kommentierung der Ergebnisse zählen ebenso dazu wie die zielgerichtete und automatisierte Verteilung individueller Berichtsmappen an unterschiedliche Empfänger wie die Vertriebsmannschaft, Produktmanager, Niederlassungen oder das Management.
Eine Auflistung entsprechender Excel-Frontends für OLAP-Datenbanken würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Erwähnt seien deshalb nur das Microsoft-eigene Excel-Add-in für den SQL-Server und die Analysis Services sowie das kostenlose Open-Source-OLAP-Lösung "Palo" von Jedox.
Gratis-Tools für den Aufbau
Mit dem Microsoft-Add-in können Excel-Anwender auf Daten mehrerer Analysis-Services-Cubes zugreifen und diese analysieren. Der Zugriff erfolgt über die Erstellung und Verwaltung von Live-Datenverbindungen zu mehreren Analysis-Services-Cubes, inklusive Datenkonsistenz und -integrität. Außerdem ist eine Zusammenfassung von Daten aus unterschiedlichen Quellen in einem Bericht möglich.