Sechs Szenarien für den UC-Einstieg
1. Anschaffung einer neuen Telefonanlage
Unified Communications zielt darauf ab, IT- und TK-Infrastrukturen und -Anwendungen zu integrieren. Die Anschaffung einer neuen Telefonanlage sollte deshalb keinesfalls dem technischen Einkauf überlassen werden, sondern muss in enger Zusammenarbeit von IT- und TK-Verantwortlichen geplant werden. Dabei müssen die technischen Möglichkeiten, die gewünschten UC-Funktionen wie auch die Integration in die Unternehmens-IT bedacht werden.
2. Eröffnung eines neuen Standorts oder Umzug in neue Firmenräume
Die technische Ausstattung neuer Firmenräume bietet die Chance, von vornherein UC-Funktionen einzuplanen. Dafür ist es nötig, eine VoIP-basierende Netzinfrastruktur und IP-basierende Nebenstellenanlagen bereitzustellen. Dies sollte auch erwogen werden, wenn größere Veränderungen an der vorhandenen Netzwerkinfrastruktur anstehen.
3. Neueinrichtung oder Ausweitung von Heim- und mobilen Arbeitsplätzen
Bei der Anbindung von mobilen Mitarbeitern etwa im Vertrieb und in der Kundenbetreuung sowie Mitarbeitern im Home Office ist die funktionierende Kommunikation wichtig für die Produktivität. Deshalb lohnt es sich immer, bei der Schaffung neuer mobiler Arbeitsplätze zu überdenken, mit welcher technischen Ausstattung die Mitarbeiter an die Unternehmens-IT angebunden werden und wie groß der Zusatzaufwand für die Installation von UC-Komponenten ist. Hier bringen vergleichsweise geringe Investitionen oft einen erheblichen Zugewinn an Produktivität und Effizienz.
4. Anschaffung neuer Anwendungssoftware
Wenn Unternehmen die Migration auf andere Anwendungen in den Bereichen E-Mail, Workflow-, Messaging-, Office- oder CRM-Systeme planen, ist es sinnvoll, die neuen Systeme auf ihre Eignung in Hinblick auf UC abzuklopfen. Welche Kommunikationsfunktionen bietet die neue Software, welcher Aufwand ist nötig, um sie in die vorhandene Kommunikations-Infrastruktur einzubinden? Wenn bereits ein VoIP-Netz oder andere UC-Komponenten installiert wurden, sind die neuen Funktionen oft relativ einfach zu integrieren. Damit lässt sich auch die Kundenkommunikation verbessern.
5. Einrichtung von Videoconferencing
Viele Unternehmen kürzen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten das Reisebudget ihrer Mitarbeiter. Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationaler Präsenz kann die Einführung von Videoconferencing-Systemen eine Alternative zu den Dienstreisen sein. Die dafür erforderliche Infrastruktur lässt sich oft für weitere UC-Funktionen nutzen. Bei der Auswahl und Implementierung des Conferencing-Systems sollte deshalb ausgelotet werden, wie sich die gewählte Lösung in die IT- und TK-Landschaft integrieren lässt und welche weiteren UC-Möglichkeiten sich darauf aufbauen lassen.
6. Projektarbeit in virtuellen Teams
Unternehmen mit weit voneinander entfernten Standorten arbeiten oft in virtuellen Projektteams. UC-Funktionen können die Reibungsverluste bei der Kommunikation verringern. Das Gleiche gilt für Forschungs- und Entwicklungskooperationen, die im globalen Wettbewerb auch für mittelständische Unternehmen immer wichtiger werden. Ein neues standortübergreifendes Projekt bietet deshalb eine gute Gelegenheit, die bisherigen Kommunikationsmittel auf den Prüfstand zu stellen und abzuwägen, welche UC-Komponenten die Arbeit im virtuellen Team verbessern können und welcher technische und organisatorische Aufwand dafür nötig ist.
7. Veränderungen im Lieferanten-Management
Auch für Mittelständler wird globale Beschaffung und Lieferung wichtig. Die Internationalisierung des Geschäfts schraubt die Anforderungen an die Kommunikation mit Lieferanten und Logistikunternehmen in die Höhe. Spätestens größere Veränderungen im Lieferanten-Management oder der Wechsel eines Logistikpartners sollten Anlass geben, die Kommunikationsinfrastruktur auf den Prüfstand zu stellen: Wie läuft die Kommunikation bisher? Welche Schwachstellen gibt es? Wie lassen sich die Bestell- und Logistikprozesse verbessern? Dabei sollte auch gefragt werden, ob UC-Funktionen weiterhelfen können und wie aufwändig ihre Implementierung ist.
- Konvergenz
Unified Communications bewirkt die Integration beziehungsweise Konvergenz der gesamten Unternehmeskommunikation. Dies gilt nicht nur für Medien wie Telefonie, E-Mail, Fax, etc., sondern auch für die Netze sowie das Routing und Applikationen. Für den Anwender werden alle genannten Breiche durch UC-Systeme zusammengefasst und unter einer Benutzeroberfläche koordiniert zur Anwendung abgebildet. - Präsenzinformation
Das Ziel von UC-Systemen ist es, den Makel der schlechten Erreichbarkeit durch technisch vermittelte Signalisierung auszugleichen. Die geschaffene Awareness durch Präsenzinformationen soll helfen, das Management der Erreichbarkeit in Gruppen zu verbessern. Der Präsenzstatus kann detailliert auf Geräteebene ermittelt und dargestellt werden. - Kontextintegration
Den vollen Nutzen entfalten UC-Lösungen erst, wenn sie in den Arbeitskontext der Anwender integriert werden. Eine solche Integration heißt zum Beispiel die Bereitstellung von Präsenzinformation in Drittanwendungen und Prozessen sowie die Möglichkeit, direkt aus Drittanwendungen (ERP, CRM, etc.) eine Kommunikation auslösen zu können. - Kooperation
Moderne Unified-Communications-Systeme schöpfen ihr volles Leistungspotenzial erst durch Collaboration, das heißt, die Synergie zwischen Kommunikation und Kooperation im Anwendungsbereich aus. Beispiele sind Web-Konferenzen, Whiteboards und Application Sharing. Auf diese Weise wird die spontane Zusammenarbeit an Dokumenten aus dem Arbeitskontext heraus ermöglicht.