Sämtliche Anrufe - eingegangene, ausgegangene und entgangene - werden in einem individuellen Telefonjournal festgehalten. Der Anwender kann sich Ansichten auf dieses Journal generieren, beispielsweise kann er sich nur die entgangenen Anrufe anzeigen lassen und direkt aus dieser Liste heraus die Rückrufe starten. Darüber hinaus lassen sich Gruppenfunktionen nutzen: Die Partnerleiste listet am Bildschirm die Kolleginnen und Kollegen auf - in Gruppen wie etwa die Vertriebsabteilung, unterteilt. Anhand dieser symbolischen Darstellung kann der einzelne Benutzer sehen, welcher „Partner“ gerade telefoniert, wessen Telefon klingelt oder wessen Anschluss gerade frei ist. Per Mausklick lässt sich dann ein Gespräch heranholen, wenn das Telefon eines Partners klingelt und dieser nicht am Platz ist. Ebenso per Mausklick auf das Symbol des entsprechenden Partners wird dieser angerufen oder per „Instant Message“ kontaktiert. Instant Message heißt: Eine kurze, prägnante Mitteilung; sie wird in Echtzeit übermittelt und beim Empfänger am Bildschirm angezeigt. Unter seinem eigenen Symbol kann der Anwender vermerken, wenn er nicht am Platz ist und - falls gewünscht den Grund der Abwesenheit.
Ein Netz für Sprache und Daten
Doch nicht nur das Telefon, auch E-Mail oder Fax sind Kommunikationsmedien, die den Büroalltag bestimmen. Nachrichten dieser Art fassen Unified-Messaging-(UM-) Systeme in einer Inbox zusammen. Je nachArt des UM-Systems ist das eine eigene Inbox oder die Inbox des Messaging Clients. Handelt es sich bei der UM-Lösung um eine so genannte „Add-On Software“, so ergänzt sie die Funktionen, die dem bereits vorhandenen Messaging-System, beispielsweise Microsoft Exchange oder Lotus Domino, fehlen: Fax, Anrufbeantworter, mobile Fernabfrage. E-Mail und der Messaging Client werden vom Messaging-System zur Verfügung gestellt. Die Benutzer erhalten alle Nachrichten in einer Inbox, beispielsweise MS-Outlook oder Notes-Client, und können diese Nachrichten nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch von unterwegs mit Handy oder Telefon abrufen, anhören und bearbeiten.
Sanfte Migration
Beim Einsatz von CTI und Unified Messaging werden alle Kommunikationsmedien auf einer Oberfläche bedient. Aber: Beide Lösungen nutzen verschiedene Netzwerke. Unified Messaging ist im LAN eingebunden und wird am Server administriert, während CTI zwar die Steuerung des Telefons vom PC aus ermöglicht, das Telefon selbst aber der TK-Welt angehört.
Per Voice over IP (VoIP) lassen sich beide Hälften zusammenfügen, indem das TK-Netz mit dem IP-Netz kombiniert wird. Voiceover- IP-Systeme leiten sowohl Sprachinformationen als auch Daten über dasselbe IP-gestützte Netzwerk. Der Vorteil: Eine separate TK-Infrastruktur ist nicht nötig.
Doch kein Unternehmen wird es sich erlauben, die vorhandene Telefonanlage in einem Zug gegen ein neues System auszutauschen. Vielmehr ist die langsame Annäherung - im TK-Fachjargon „sanfte Migration“ genannt - an Internet-Telefonie angeraten. Bei der stufenweisen Umstellung wird die VoIP-Technik schrittweise in bereits bestehende Netzwerkstrukturen integriert. Das installierte LAN und die noch funktionierende separate Telefonanlage bleiben zunächst unangetastet. Dieses Vorgehen bietet sich an, wenn langfristige Leasingverträge laufen oder neue Mitarbeiter eingebunden werden müssen, eine Erweiterung der vorhandenen Telefonanlage jedoch nicht mehr möglich oder mit hohen Kosten verbunden ist. Erst im letzten Schritt wird dann die bestehende TK-Anlage samt aller ISDN-Endgeräte durch neue Endgeräte und die VoIPTechnologie abgelöst.
So auch bei der Gemeinde Morsbach. Die Bauarbeiten zum An- und Umbau des Rathauses nahm man hier zum Anlass, das Datennetz und die 60 Telefonanschlüsse Telefonanschlüsse mit VoIP-Technik auszustatten. Mit ausschlaggebend für die Entscheidung war, dass der bestehende Telefonanlagen-Mietvertrag zumSommer 2003 ausläuft.
Bis dahin werden „Swyxware“ des Dortmunder Unternehmens Swyx und die bestehende Telefonanlage parallel betrieben. „Schon heute steht für uns allerdings fest, dass der Umstieg zur IP-Telefonie kein Fehler war“, sagt Uwe Ufer, Erster Beigeordneter der Gemeinde Morsbach. Insbesondere die Einbindung in Outlook erleichtere den Mitarbeitern die Arbeit.
35 000 Euro habe die Neuanschaffung des Swyx-Systems gekostet - „das Alt-System belastet die Gemeindekasse Jahr für Jahr mit rund 40 000 Euro“, so Ufer. Der Aufbau eines neuen LAN sei ohnehin geplant gewesen, sodass „künftig nahezu keine Zusatzausgaben mehr notwendig sind“, erklärt der Marktforscher.
*Heide Witte ist freie Journalistin inMünchen.