IT-Chefs brauchen Bewegungsfreiheit

"Ohne eigenes Budget hat die IT-Abteilung keine andere Funktion, als den durch willkürliches Agieren der Fachabteilungen entstehenden Gesamtschaden in Grenzen zu halten, und damit gerät sie letztendlich zur Farce", schmettert Robert Pfeifer, Hauptabteilungsleiter Organisation bei der Bausparkasse Mainz, die Gartner-Vision ab. Ein IT-Chef ohne Bewegungsfreiheit könne weder für eine einheitliche IT-Ausrichtung im Unternehmen sorgen noch die Kosten unter Kontrolle halten.

Pfeifer, als IT-Chef direkt dem Vorstand unterstellt, erarbeitet zunächst einen Budget-Forecast für die jeweils nächste Periode und "entlässt" diesen in einen übergeordneten Planungsprozess. "Ich verfüge dann über die genehmigten Projektkostensummen", beschreibt der CIO das in seinem Unternehmen gängige Prozedere. Die einzelnen Fachbereiche der Bausparkasse finanzieren angeforderte IT-Leistungen nicht aus eigener Tasche. "Anhand von Erfahrungswerten lässt sich abschätzen, welche Wünsche die Fachkollegen in welchem Kostenrahmen im Lauf eines Jahres entwickeln", erläutert Pfeifer die pragmatische Vorgehensweise. Zu diesem Zweck gebe es bei der Bausparkasse eine eigene Budgetposition: Bis zu einer bestimmten Kostengrößenordnung werden die Individualwünsche der Fachbereiche befriedigt, "was darüber hinaus geht, wandert zur Vorlage an den Vorstand".

Um im Hinblick auf die Budgetverantwortung in der Unternehmenshierarchie keinen Neid zu provozieren, ist es für Pfeifer jedoch Regel Nummer eins, die Mittelverwendung transparent zu gestalten und bei der Vergabe eng mit den Fachbereichen zu kooperieren. "Man darf die Ausgaben nicht in einer stillen Kammer für sich alleine definieren und positionieren", warnt der Hauptabteilungsleiter. Diejenigen, die man mit den Mitteln letztendlich beglücken wolle, müssten die Chance zur Mitsprache erhalten.

Pfeifer, in dessen Person sich die Zuständigkeiten für die Bereiche Datenverarbeitung und Organisation vereinen, sieht sich ebenfalls als Bindeglied zwischen dem eigentlichen Unternehmensgeschäft und der Technik: "Die IT kann dabei lediglich Mittel zum Zweck sein und muss dem bankspezifischen Prozessauftrag und nicht etwa übergeordneten technischen Überlegungen folgen."

Dezentralisierte Mittelverwaltung

Auch bei dem Nähgarnhersteller Amann & Söhne GmbH & Co. im schwäbischen Bönnigheim werden die IT-Ausgaben nicht mehr ausschließlich von der DV-Abteilung bestimmt. "Für den Ausbau eines Zentrallagers oder Investitionen in Einkaufs- oder CRM-Systeme sind die einzelnen Fachbereiche bereit, selbst Geld auf den Tisch zu legen", schildert Hubert Dörner, Leiter Informationssysteme bei dem Kurzwarenproduzenten, die Sachlage. In diesen Fällen liege auch die letzte Verantwortung bei den Initiatoren, während die IT als neutrale Instanz fungiere, die die Projekte lediglich in Sachen Technik und Wirtschaftlichkeit zu beurteilen habe.

Dennoch obliegt Dörner, der in seiner Funktion als CIO an die kaufmännische Geschäftsleitung berichtet, die Verwaltung des gesamten Amannschen IT-Budgets. Er ist es, der die fachspezifischen Budgetanträge bündelt und diese in die Gesamtinvestitionsplanung für alle IT-Fragestellungen integriert. Das von Dörner geschnürte Investitionspaket geht zur Beurteilung an die Geschäftsführung. "Nach den üblichen Streichrunden wird dort entschieden, welche Projekte mit dem verbleibenden Umfang umgesetzt werden", so der IT-Leiter des international agierenden Mittelständlers. Im Prinzip werden alle IT-Anforderungen im Unternehmen konsolidiert und dann auf die Kostenstellen der verursachenden Bereiche umgelegt.

Eine DV-Organisation ohne eigenes Geld vermag sich jedoch auch Amanns IT-Spitze nicht vorzustellen. "Über Infrastruktur und das gesamte technische Fundament eines Unternehmens wird stets der CIO die Oberhand haben", so Dörner. Und dazu benötige dieser nun einmal einen entsprechenden finanziellen Rahmen, sprich: das klassische IT-Budget.