Datenqualität sichern

Stammdaten-Management braucht Ordnung

01.04.2013
Von Rolf Scheuch
Wer seine Stammdaten aufräumen möchte, muss auch die Fachbereiche in die Pflicht nehmen. Dort entstehen schließlich die Daten, die zuletzt in den IT-Systemen landen. Ziel muss es sein, an dieser Stelle für Qualität zu sorgen.
Informationen sind nur dann brauchbar, wenn sie sich durch entsprechende Aktualität, Konsistenz, Semantik und Darstellung auszeichnen.
Informationen sind nur dann brauchbar, wenn sie sich durch entsprechende Aktualität, Konsistenz, Semantik und Darstellung auszeichnen.
Foto: Shutterstock/SSSCCC

Mangelhafte Stammdaten bilden die Achillesferse vieler Organisationen. Fehlschläge, enttäuschte Erwartungen und unzufriedene Anwender sind die Folge. Die IT als die meist einzige Querschnittsorganisation sieht häufig die Schwächen und zieht das Stammdaten-Management an sich - bemüht, die Probleme zu lösen und nebenbei die Fachbereiche zum sinnvollen Umgang mit Stammdaten zu erziehen. Doch das ist definitiv keine erfolgversprechende Strategie für das Stammdaten-Management. Der Erfolg hängt vielmehr davon ab, dass die Fachabteilungen selbst mehr Verantwortung übernehmen.

Ziele und Aufgaben

Ordnungsrahmen: Strategie, Organisation und Architektur von Unternehmen lassen sich um Stammdatenmodelle erweitern.
Ordnungsrahmen: Strategie, Organisation und Architektur von Unternehmen lassen sich um Stammdatenmodelle erweitern.
Foto: Rolf Scheuch, Opitz Consulting

Die wesentlichen Ziele des Stammdaten-Managements liegen darin, die Qualität der Daten sicherzustellen und damit deren Wert zu erhöhen sowie eine nachhaltige Verwendung der Stammdaten in allen Wertschöpfungsprozessen mit dem Ziel der Nutzensteigerung zu gewährleisten. Für die Wertschöpfung sind die Fachbereiche verantwortlich. Auch die Nutzung von verlässlichen Informationen und Stammdaten in den Geschäftsprozessen liegt in der Verantwortung der Fachbereiche. Informationen sind allerdings nur dann brauchbar, wenn sie sich durch entsprechende Aktualität, Konsistenz, Semantik und Darstellung auszeichnen. Die Datenqualität zu sichern ist somit letztlich eine semantische und organisatorische Herausforderung, die am Entstehungs- und Verwendungsort der Stammdaten in den Fachbereichen bestanden werden muss.

Wozu der Aufwand?

Vier grundlegende Motive lassen sich für das Stammdaten-Management identifizieren.

  1. Anforderungen aus Governance, Risk and Compliance (GRC): Für Finanzdienstleister stellen Basel II, Solvency II und ähnliche Regularien notwendige "Übel" dar, die eine gesicherte Qualität der gemeldeten Daten erforderlich machen. Dieser Treiber verbessert nicht die Wertschöpfung - eher ist das Gegenteil der Fall -, doch ist die Erfüllung solcher Vorgaben eben Pflicht.

  2. Reduktion der Prozesskosten durch niedrigere Fehlerquoten, weniger Eskalationen wegen "schlechter" Stammdaten: Ein typisches Beispiel sind Call-Center-Agenten, die mit Kunden auf Basis eines Dashboards kommunizieren. Fehlerhafte Daten führen zu aufwendigeren Gesprächen und geringerer Kundenzufriedenheit.

  3. Effektivere Geschäftsprozesse: Die Verbesserung der Lieferantenbewertung und Optimierung des Einkaufs ist ein Paradebeispiel. Hat ein Unternehmen eine international konsolidierte, transparente Sicht auf die Lieferanten und ihre Verflechtungen, lassen sich bessere Konditionen aushandeln. Der strategische Einkauf kann so die Lieferanten einem Ranking unterziehen.

  4. Mehr Flexibilität für neue Geschäftsmodelle und neue Märkte: Die Einbeziehung von Unternehmenszukäufen ist ein Beispiel. Aus dem E-Commerce ist die Belieferung neuer Internet-Portale und elektronischer Marktplätze mit hochwertigen und an das Marktsegment angepassten Produktdaten eine große Chance für den Handel.

Ordnungsrahmen und Bereiche

Stammdaten-Management muss in einem unternehmensweiten Kontext implementiert werden. Dafür sollten Unternehmen ihre damit zusammenhängenden Geschäftsprozesse und IT-Systeme hinsichtlich der veränderten Datenverwendung überdenken. Ferner werden die Initiativen und Projekte selbst durch ein Führungssystem überwacht und gesteuert. Und zuletzt bettet sich die Strategie für das Stammdaten-Management in die generelle Unternehmensstrategie ein und trägt so mittelbar zu einer Verbesserung der Wertschöpfung bei.

Dies ist eine weitere Begründung, warum Stammdaten-Management kein IT-Projekt, sondern ein Vorhaben des Fachbereichs ist. Die IT liefert eine Infrastruktur für diese Geschäftstransformation und wirkt so am Stammdaten-Management mit, die Steuerung und Initiierung erfolgt jedoch über den Fachbereich.

Der im Folgenden vorgestellte Ordnungsrahmen strukturiert die wesentlichen Elemente und dient als Richtschnur für die Vorgehensweise. Das Modell baut auf dem Business Engineering auf, einem am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen entwickelten Ansatz zur Gestaltung von Geschäftstransformationen, die auf dem strategischen Einsatz von IT-Systemen basieren. Das Business Engineering unterscheidet die drei Ebenen

  • Strategie,

  • Organisation und

  • Architektur (Daten/Anwendungen).

Inhalt dieses Artikels