1. Strategie

Bei Kommunikation und Controlling von mittel- oder langfristigen Vorhaben mit organisatorischen Veränderungen werden Visionen und Strategien eingesetzt. Das Team entwirft für die Organisation und das Management ein Leitbild (Vision) für das Stammdaten-Management. Dieses vermittelt den Zweck des Stammdaten-Managements, motiviert die Veränderung, skizziert die Ziele und beschreibt Leitlinien für Handlungen. Hierbei ist sicherzustellen, dass das Leitbild des Stammdaten-Management nicht den etablierten Unternehmenszielen widerspricht.

Aus der Vision mündet das Operationalisieren auf einer abstrakten Ebene durch die Formulierung der Strategie mit Initiativen für das Stammdaten-Management. Die Strategie legt die Aktivitätsfelder fest und spiegelt die Wünsche sowie Wertvorstellungen der Entscheidungsträger wider. In Verbindung mit der Vision beschreibt die Strategie die Erwartungen an einen möglichen zukünftigen Zustand. Letztlich werden daraus die Roadmap inklusive der Meilensteine entwickelt sowie Initiativen für ein begleitendes Veränderungs-Management festgehalten.

2. Organisation

Das Vorhaben bildet ein Querschnittsthema im Unternehmen. Daher sind Tätigkeiten, Prozesse, Funktionalität und Strukturen des Stammdaten-Managements über die unterschiedlichen Geschäftsbereiche hinweg zu koordinieren. Dafür erforderlich ist ein eigenes Führungssystem sowie eine spezifische Ablauf- und Aufbauorganisation für das Stammdaten-Management. Ferner sind auch Anpassungen an der Ablauf- und Aufbauorganisation der operativen Unternehmenseinheiten wichtig. Grundlage der Gestaltung der Ablauf- und Aufbauorganisation sind die Anforderungen an das Stammdaten-Management, die in der Funktionsarchitektur festgehalten werden.

Das Führungssystem des Stammdaten-Managements operationalisiert die Vorgaben der Stammdaten-Management-Strategie. Es bestimmt die Ausgangssituation, legt die Prozesse und Organisation fest und ordnet die Kennzahlen den relevanten Geschäftsprozessen zu. Standards und Vorgaben im Umgang mit Stammdaten müssen in die operativen und wiederkehrenden Arbeitsabläufe im Unternehmen eingebettet werden. Das betrifft die operativen Kernprozesse und deren Aktivitäten, die Anwender im Rahmen ihrer Linienfunktion beziehungsweise Rollen betreiben. Ferner müssen Stammdaten-Management-spezifische, administrative Prozesse sowie die Governance implementiert werden.

Grundlage der Prozesse ist eine adäquate Aufbauorganisation. Die Mitarbeiter werden entsprechend ihren Rollen in den Prozessen disziplinarisch in die Aufbauorganisation eingebunden. Dies kann in ihrer ursprünglichen Linienfunktion oder in einer fachlichen Berichtslinie, etwa in Form einer Matrixorganisation, erfolgen.

3. Architektur

Das Stammdaten-Management wird unternehmensweit implementiert. Um das zu vertretbaren operativen Kosten zu ermöglichen, ist die Unterstützung der Prozesse mittels IT nötig. Das bezieht sich zum einen auf die manuell unterstützten Prozesse des Stammdaten-Managements selbst, zum anderen auf die automatisierten Prozesse der Datenaufbereitung und -verteilung. Hierzu ist eine klare Systemarchitektur inklusive aller Abhängigkeiten und Beziehungen notwendig. Diese beschreibt die Ist-Situation wie auch die geplante Soll-Architektur. Folgende Sichten sind für das Stammdaten-Management-Vorhaben notwendig:

• eine Prozesslandkarte der operativen Prozesse, die das Stammdaten-Management berühren,

• eine Übersicht über die benötigten IT-Anwendungssysteme zur Unterstützung der operativen Prozesse,

• eine Übersicht der Datenflüsse mit den benötigten Transformationen,

• eine Landkarte der Stammdaten mit den Datenmodellen und der Datenhaltung und

• ein IT-Bebauungsplan mit dem Schwerpunkt auf die Infrastruktur.

Die Gestaltungsbereiche sind:

• die Anwendungsarchitektur mit den notwendigen Stammdaten-Management-spezifischen Systemen wie auch die unterstützenden IT-Komponenten,

• die Integrationsarchitektur für die Stammdatenlogistik und

• die grundlegende Systeminfrastruktur.

Die Anwendungssysteme und die Kandidaten für Stammdaten-Management werden hinsichtlich der Bereitstellung der Funktionen geprüft und nach definierten Kriterien bewertet. Die Anwendungs- und auch Integrationskomponenten basieren auf einer Infrastrukturplattform, die gesondert bei der Infrastrukturarchitektur betrachtet wird.