Digitale Transformation im Büro

So kommen Sie weg vom Papier

Andreas Duthel schreibt als Experte für Managed Print Services (MPS), Big Data und Document Solutions. Als Director Global Services DACH bei der Lexmark Deutschland GmbH kann er auf mehr als 15 Jahre MPS-Erfahrung zurückblicken.
Die Idee vom papierlosen Büro sie war noch nie so aktuell wie heute. Denn erstens ermöglichen es neue Technologien Arbeitsabläufe vollständig zu digitalisieren. Und zweitens sehen viele Entscheidungsträger in der Abkehr vom Papier den ersten Schritt auf dem Weg zu einer digitalen Transformation. Doch wie ist die Umstellung zu schaffen?

Untersuchungen der Unternehmensberatung Capgemini zufolge bemühen sich derzeit rund 80 Prozent aller Unternehmen um entsprechende Veränderungen. Ganz oben auf der Prioritätenliste stehen dabei meist Projekte, die auf das Automatisieren manueller Tätigkeiten zielen. "Händische" Prozesse entstehen gerade bei Wissensarbeitern und in Büros meist da, wo Papier verarbeitet werden muss.

Kein Wunder also, dass viele Firmen (ebenfalls rund 80 Prozent) laut britischem IT-Verband CompTia bereits Initiativen zur Verringerung des Papierverbrauchs auf den Weg gebracht haben. Jedes fünfte Unternehmen setzt die entsprechenden Vorhaben sogar mit hoher Priorität um. Hauptgrund hierfür ist den CompTia-Untersuchungen zufolge der Wunsch, Informationen effizienter zu verarbeiten und gleichzeitig besser, das heißt umfassender zu nutzen als bisher.

In manchen Unternehmen muss noch hart an der Umsetzung des papierlosen Büros gearbeitet werden.
In manchen Unternehmen muss noch hart an der Umsetzung des papierlosen Büros gearbeitet werden.
Foto: Lexmark

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Diese Bemühungen zeigen bereits Wirkung: Einer Studie der Non-Profit-Organisation AIIM zufolge verringert sich der Papierverbrauch in den Unternehmen langsam aber stetig. In 35 Prozent aller untersuchten Organisationen nehmen der Papierverbrauch und die Anzahl der Kopien ab. Während kleinere Unternehmen eher langsame Fortschritte zu erzielen scheinen, gelang es den untersuchten Großunternehmen, ihren Papierverbrauch um durchschnittlich 15 Prozent zu senken.

ECM als Schlüssel

Das Fundament dieser Weiterentwicklung bilden in den meisten Fällen ausgereifte Systeme für das Enterprise Content Management (ECM). Derartige Lösungen erlauben die effiziente Erfassung, Verwaltung und Nutzung aller unternehmensweiten Informationen. Bei dem Verfahren spielt das Format der verarbeiteten Unterlagen und Dateien in der Regel keine Rolle. Im Gegenteil: Gute Enterprise Content Management-Prozesse erleichtern es Unternehmen immens, Informationen durchdachter zu verwalten als auf Papier. So zum Beispiel in Form digitalisierter Unterlagen, als Data Streams, Fotos, Videos und anderer Multimediadateien, Web-Content oder E-Mail.

Doch digitale Informationen bringen eine neue Herausforderung mit sich: explosionsartiges Wachstum. Das Analystenhaus IDC geht davon aus, dass die "Digitale Welt" jedes Jahr um etwa 40 Prozent wachsen und 2020 stolze 44 Zettabyte groß sein wird. Diese Wachstumsrate macht Enterprise Content Management zur Herkulesaufgabe.

Um diese bewältigen zu können, brauchen Unternehmen vor allem zweierlei: Erstens Agilität, um auf Veränderungen im Markt und im unmittelbaren Unternehmensumfeld reagieren zu können. Zweitens die Fähigkeit, Unternehmensdaten zu strukturieren, das heißt Prozesse und Werkzeuge, die die Migration und anschließende Verarbeitung von Daten bestmöglich unterstützen.

Beides ist nur zu schaffen, wenn die im Unternehmen eingesetzten ECM-Systeme den Zugriff auf Informationen durch Features wie Keyword- oder Volltextsuche erleichtern und die Suche aus einer Anwendung heraus unterstützen, und zwar sowohl vom Desktop-Arbeitsplatz als auch vom Mobilgerät aus. Denn nur mit derartigen Systemen können Mitarbeiter Unterlagen schnell und effizient ablegen, suchen, finden und aufrufen, ohne Papierstapel durchzublättern oder sich durch verschiedene Software-Anwendungen klicken zu müssen.