Kriterien für die Tool-Auswahl

Kernkriterien für die Auswahl der richtigen Automatisierungs-Lösung sind die Leistungsfähigkeit bei der Workflowerstellung, die Architektur sowie Anzahl und Qualität der unterstützten Schnittstellen. Entsprechend müssen IT-Experten die unternehmenseigene Infrastruktur berücksichtigen und die Anforderungen angemessen gewichten. Dabei sollten sie eine klar strukturierte Vorgehensweise wählen sowie im Vorfeld klären, wie gut die bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe dokumentiert sind. Zudem müssen sie bei übergreifenden Prozessabbildungen alle involvierten Abteilungen früh einbeziehen.

Bei der Auswahl sollten IT-Entscheider folgende Einzelschritte gehen und jeweils umfassend dokumentieren:

• Erstellung eines gewichteten, aussagekräftigen Kriterienkataloges. Dabei ist es wichtig, vor allem Kriterien in Merkmalen zu definieren, in denen sich die verschiedenen Lösungen unterscheiden.

• Auswertung der Herstellerangaben und Einschränkung auf drei bis vier Anbieter

• Erstellung von Testszenarien

• Durchführung der Testszenarien mit Bewertung durch fachlich versierte Mitarbeiter (objektive Bewertung, subjektive Bewertung, Kommentierung, einheitliche Teilnehmer)

• Auswertung der Testfälle

• Eventuell ausgedehnte Testphase über mehrere Wochen mit dem präferierten Produkt

• Vergleich der Preise und Preisverhandlungen

• Entscheidung

Die Vorteile dieses strukturierten Vorgehens liegen darin, dass der Entscheidungsweg dokumentiert ist, jederzeit belegt werden kann und durch die Praxistests Stärken und Schwächen der Lösungen optimal aufgezeigt werden. Da es sich bei der Implementierung der Lösungen um nicht unerhebliche Investitionen handelt, ist die sorgfältige Auswahl eines Tools unerlässlich.