1. Herr über die eigene Zeit bleiben
E-Mails waren einmal dazu gedacht, Kommunikationsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mittlerweile ist das E-Mail-Konto jedoch vielerorts vom Produktivitätszum Belastungsfaktor mutiert. Der Info- Müll besteht nicht nur aus der zigfachen Kopie eines von einem zum anderen geschickten Reports, schalen Netz- Witzen und riesigen Datei-Anhängen oder überflüssigen Rückantworten. Hinzugekommen sind unerwünschte Werbung in Form von Spam-Mails, Angriffe auf den Rechner durch Botschaften, die Viren im Trojaner im Huckepack tragen, und Phishing-Attacken, bei denen durch Täuschungsmanöver Passwörter, Kreditkartennummern und andere sensible Informationen gestohlen werden sollen.
Neben der qualitativ neuen Belastung durch Spam, Viren- oder Phishing- Mails steigt auch die Zahl der E-Mails weiterhin explosionsartig an. Für die nächsten fünf Jahre erwartet die Meta Group eine weitere Zunahme des Mail- Volumens um jährlich zehn Prozent. Gleichzeitig werden die Erwartungen in Sachen Reaktionszeit immer größer. Während es in Deutschland derzeit noch akzeptabel ist, wenn ein Unternehmen auf eine Anfrage binnen 24 Stunden reagiert, verlangt in den USA beispielsweise der Kunde bereits innerhalb von acht Stunden eine Antwort. Das Ergebnis: Die E-Mail-Flut verursacht Stress, der im Extremfall krank machen kann, wie die Arbeitsmediziner der Universität Erlangen-Nürnberg herausfanden.
Vor diesem Hintergrund beginnt der richtige Umgang mit E-Mails im eigenen Kopf: Es ist definitiv nicht notwendig, dass alle Mitarbeiter und Manager jeder eingehenden E-Mail sofort ihre Aufmerksamkeit schenken - Support- Abteilungen und Krisenstäbe ausgenommen. Nichts kostet mehr Zeit und verursacht mehr Stress, als eine Aufgabe nur halbherzig zu erledigen, während ein Teil der Konzentration dem elektronischen Posteingang gilt. Ist das E-Mail- Programm am Desktop so konfiguriert, dass es automatisch alle paar Minuten das Postfach überprüft und neue Post per Pop-up-Fenster signalisiert, empfiehlt es sich, diese Option zu deaktivieren. Arbeitswissenschaftler raten, E-Mails zwei- bis viermal pro Tag zu bearbeiten. Dadurch lassen sich die wirklich geschäftskritischen Aufgaben konzentrierter erledigen, denn jede Unterbrechung lenkt ab und kostet Zeit. Auch das Bearbeiten der Mails selbst geht schneller, wenn nur diese Aufgabe im Fokus der Aufmerksamkeit steht.
2. Ordnung ist das halbe Leben