Wenn täglich Hunderte von Nachrichten den Posteingang verstopfen, ist es schwer, wesentliche von unwesentlichen Mails zu trennen. Noch schwerer ist es, über die meist unzureichenden Suchfunktionen der Mail- Clients wichtige Korrespondenz wiederzufinden. Deshalb empfiehlt es sich, zuerst die eingegangenen Mails in Unterverzeichnisse zu sortieren. Die meisten E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, zusätzliche Ordner anzulegen. In diese Unterverzeichnisse werden die Nachrichten nach kurzer Überprüfung von Absender und Betreffzeile verschoben und damit gleichzeitig priorisiert. Ziel ist es, im Posteingang keine E-Mail zu haben, deren Bedeutung nicht erkennbar ist. Möglichkeiten für Unterordner können beispielsweise „Noch zu bearbeiten“, „Heute noch beantworten“, „Wiedervorlage“, „Kunde A, B, C“ oder „Newsletter“ heißen. Nachdem die eingehenden Nachrichten in die richtigen Ordner sortiert wurden, sollte im Idealfall gelten: Jede E-Mail wird nur noch einmal angefasst. Sobald sie gelesen wurde, wird der nötige Bearbeitungsschritt vollzogen: Die Mail wird beantwortet, mit Kommentaren weitergeleitet, archiviert oder gelöscht.

3. Filter übernehmen das Sortieren

Viele E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit, Mails automatisch zu sortieren und in Unterverzeichnissen abzulegen. Die meisten Programme bieten Filter an, die dafür sorgen, dass eingehende Nachrichten je nach Betreff, Absender oder Stichwort automatisch in einen entsprechenden Ordner verschoben werden. Der Lotus-Notes-Client enthält zum Beispiel eine Regelmaschine, die entweder durch sehr einfache Regeln (zum Beispiel „von Absender“, „enthält im Betreff“ etc.) oder umfangreiche Regeln (Nachrichtengröße > 4MB AND Absender in Domain xyz.com AND Importance = High) Nachrichten in Ordnern sortiert oder automatisch löscht.

4. Lesen lassen und markieren

Warum sollte man jede Mail und jeden Anhang öffnen, wenn es auch eine Zusammenfassungtut? Software wie „Cluegle Summaries“ fasst mithilfe dynamischer Algorithmen und der Einordnung von Schlüsselworten im Zusammenspiel mit Microsoft Outlook E-Mail-Texte und Anhänge wie Word-Dokumente oder PDF-Dateien zusammen. Beim Einsatz dieser Software ist es allerdings besonders wichtig, dass ein aktueller Virenscanner alle E-Mails prüft, bevor sie eingehen. Der Grund: Cluegle Summaries öffnet E-Mails automatisch, um sie zu untersuchen. So können ungewollt auch schädliche Codes aktiviert werden, wenn sie unerkannt ins Postfach geschlüpft sind. Nicht jede E-Mail lässt sich aber sofort beantworten, und einige Nachrichten erfordern keine sofortige Reaktion. Damit durch eine Mail angestoßene Vorgänge nicht im Geschäftsalltag vergessen werden oder im digitalen Müll in den Mailboxen untergehen, erlauben es professionelle Kommunikationslösungen wie Notes und Outlook, jede Nachricht auf Wiedervorlage zu legen. Dabei können die Priorität der Aktion, der Zeitraum und etwaige Alarmfunktionen festgelegt werden. Wie bei Kalender- und Aufgabeneinträgen warnt der Mail-Client den Anwender mit einem Bildschirmhinweis, dass eine bestimmte Mail noch der Erledigung harrt.

5. Anhänge nicht vergessen