Wer darauf vertraut, dass er ihm übersandte Studien im PDF-Format, Excel- Auswertungen oder Reports in Form von Word-Dokumenten in seinen Mail-Ordnern rasch wiederfindet, täuscht sich. Anhänge werden von den Stichwortsuchen der meisten Mail-Programme nicht durchforstet: In einer gut gefüllten Mailbox erfordert es Glück und die mühsame Durchsicht von Einzelordnern, Informationen aus Attachments aufzuspüren. Dateianhänge sollten deshalb gleich in den entsprechenden Arbeitsordnern auf dem Desktop-Computer oder im Netz gespeichert werden. So entfällt der umständliche Umweg über das Mail-Programm, wenn zum Beispiel Zahlen aus einer übersendeten Präsentation nachgeschlagen werden sollen. Wer im Nachhinein mehrere Anhänge speichern will, kann dazu ein Werkzeug wie den „Advanced Email Attachment Processor“ für Outlook einsetzen. Das Programm zieht selbstständig angefügte Dateien aus den eingegangenen E-Mails und speichert sie auf der Festplatte. Statt der Dateien selbst werden in den Nachrichten nur noch Links zu den Informationen auf dem Datenträger angegeben. Damit erspart sich der Empfänger Zeit beim Abspeichern, und gleichzeitig werden die Speicherressourcen des E-Mail- Servers geschont.

6. Vorlagen und Textbausteine für schnelle Antworten

Häufig werden im Geschäftsalltag E-Mails verschickt, die ganz oder teilweise den gleichen Inhalt haben. Es lohnt sich deshalb, Vorlagen und Textbausteine zu entwickeln. In einem eigenen Ordner „Vorlagen“ werden dazu vorgeschriebene E-Mails abgelegt. Bei Bedarf wird ihr Inhalt kopiert und als Grundlage für die zu schreibende Nachricht genutzt. Noch effizienter lässt sich dies mit einer Textbausteinsoftware erledigen. Ein Programm wie „GhostTyper XML“ hilft, Bausteine festzulegen, die sich in jedes andere Programm einfügen lassen. Outlook bietet zudem unter dem Menüpunkt „Extras/Formulare/Formular auswählen“ eine eigene Funktion an, in der einige vorgefertigte Standardtexte zu finden sind.

Allerdings ist es beim Einsatz der Texthelfer wichtig, den Kontext der Botschaft im Blick zu behalten: Nicht immer passen die vorgefertigten Texte auf die Anfragen. Kein Empfänger will mit vorgefertigten Phrasen abgespeist werden. Die besten Ergebnisse liefern individualisierte Nachrichten, die auf der Basis der Bausteine entstehen.

7. Eine an alle

Wer eine Mail einfach nur beantworten muss, hat es leicht: Jedes E-Mail- Programm generiert auf Knopfdruck eine leere Nachricht mit den richtigen Empfängeradressen. Kniffliger ist es, aus der Flut der eingegangenen EMails Adressaten individuell herauszufiltern - etwa, weil man Empfänger für ein Angebot sucht oder eine neue Projektmannschaft zusammenstellt. Zum Glück erlauben es die Adressbücher von Lotus und Outlook, allen Adresseinträgen bestimmte Kategorien - beispielsweise „Kunde“, „Entwickler“ oder „Lieferant“ - zuzuordnen. Die Suchfunktionen der Programme zeigen dann nur die Einträge mit der entsprechenden Klassifikation an. Alle in Frage kommenden Entwickler für ein Projekt sind so rasch identifiziert. Möglich ist auch, selbst neue Kategorien zu definieren, die den eigenen Geschäftsabläufen gerecht werden.