Data Management

"Recht auf Vergessen" im Unternehmen nutzen

Hartwig Laute ist Geschäftsführer der Recommind GmbH in Bonn. Er ist für die Koordination der in Bonn ansässigen Software-Kernentwicklung, des operativen europäischen Geschäfts und für den Verkauf und die Verkaufsstrategie in Europa verantwortlich. Mit mehr als fünfzehn Jahren Erfahrung im Bereich intelligenter Suchmaschinen, Knowledge Management-Lösungen und E-Discovery ist Hartwig Laute einer der wenigen Experten für die technischen Aspekte der E-Discovery im deutschsprachigen Raum. Herr Laute hat in den vergangenen Jahren zahlreiche nationale und internationale E-Discovery Projekte in Deutschland begleitet und kennt aus der Praxis die Anforderungen an einen präzisen, effizienten Review.
Trends wie Big Data und Mobility lassen Datenmengen anwachsen. Aber welche Daten braucht man wirklich? Welche verursachen nur Arbeit oder bergen Risiken?

EU-Bürger können seit Mai 2014 einen Löschantrag für Suchmaschineneinträge, die nicht in Verbindung mit ihrem Namen auftauchen sollen, an Google und andere Suchmaschinenbetreiber stellen. Und Internetnutzer machen von dem sogenannten „Recht auf Vergessen" rege Gebrauch. Pro Minute erhält der Suchmaschinengigant 1500 Löschanträge. Inzwischen hat Google laut eigenen Angaben in seinem Transparenz-Bericht Löschanträge für mehr als 1,3 Millionen URLs überprüft. Von diesen wurden 42,5 Prozent auch tatsächlich ausgeblendet. Dennoch streiten sich die verschiedenen europäischen Datenschutzbehörden und Google, ob die betroffenen Suchergebnisse nur in der jeweiligen Landesversion, innerhalb Europas oder weltweit ausgeblendet werden müssen. Google hat nun Zugeständnisse angekündigt.

Die öffentlichen Diskussionen zeigen, dass sowohl bei Privatpersonen als auch in Unternehmen ein Bewusstsein für Datensensibilität entstanden ist. Längst geht es nicht mehr nur um die sichere Aufbewahrung von Daten, sondern auch um deren Löschung, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Verzehnfachung der Datenmenge bis 2020

Die Menge an elektronisch gespeicherten Daten soll sich laut einer Studie des Marktforschungsinstituts IDC bis 2020 weltweit verzehnfachen. Um bei der stetig wachsenden Menge an Daten nicht in unstrukturierten Informationen zu ertrinken, ist eine effektive Informationsverwaltung mehr denn je gefragt. Auch angesichts Megatrends wie Big Data und Compliance wird der Datenbewältigung in Unternehmen ein immer höherer Stellenwert beigemessen.

Intelligentes Data Management schafft Abhilfe

Um interne Datenflut rechtzeitig in den Griff zu bekommen, ist es wichtig, relevante Informationen aufzubewahren und unbedeutende Daten gleichzeitig rechtskonform zu beseitigen. Ein manuelles Sichten und Filtern des kompletten Datenbestands in einem Unternehmen ist in der Realität aber schier unmöglich, geschweige denn effizient. An dieser Stelle können jedoch Information-Governance-Tools Abhilfe schaffen, indem der vollständige elektronische Datensatz eines Unternehmens durch ein intelligentes und automatisiertes System geordnet und bereinigt wird.

Ungenutzte Daten zu bereinigen schafft Übersichtlichkeit und senkt Kosten wie Risiken.
Ungenutzte Daten zu bereinigen schafft Übersichtlichkeit und senkt Kosten wie Risiken.
Foto: Syda Productions - www.shutterstock.com

Risiken und Kosten senken

IT-gestütztes Data Management sorgt für die Reduktion regulatorischer Risiken, indem nur relevante Daten, die für geschäftliche oder regulatorische Zwecke gespeichert werden müssen, im Unternehmen erhalten bleiben. Durch die präzise und konsequente Klassifizierung riesiger Informationsberge erleichtert es die richtige Information Governance Unternehmen, gesetzliche Richtlinien einzuhalten und gleichzeitig die Privatsphäre von Mitarbeitern und Kunden zu wahren.

Weitere Vorteile von Data Management

Eine effektive Information Governance sorgt zudem dafür, dass Kosten für die Datenspeicherung reduziert werden und zugleich die Datenspeicherungsrichtlinien erfüllt werden. Werden überflüssige Daten regelmäßig gelöscht, werden die Speicherkapazitäten nicht überstrapaziert. Eine automatisierte Kategorisierung von Daten sorgt außerdem für eine Verringerung der Prozessführungs- und Regulierungskosten.

Informationsüberfluss verursacht nicht nur chronischen Stress bei den Mitarbeitern, sondern zieht auch verpasste Geschäftschancen nach sich, wenn mehr Zeit und Aufwand in das Durchforsten unsortierter Daten investiert wird als für das eigentliche Kerngeschäft. Mitarbeiter verschwenden ihre Zeit – und das Geld ihrer Arbeitgeber – damit, Informationen zu suchen und Dokumente neu zu erstellen, die es so bereits irgendwo im Unternehmen gibt, die aber nicht auffindbar sind. Hinzu kommt, dass das Management keinen Überblick über die Informationsbestände im eigenen Unternehmen hat. Führungskräfte haben es schwer, die Einblicke zu bekommen, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Angestellte der Rechtsabteilung können im Streitfall nicht schnell genug reagieren, weil Informationen verschüttet sind.

Mit dem "Recht auf Vergessen" können Unternehmen den nächsten "Frühjahrsputz" angehen und das Unternehmen von belastenden Datenbeständen entrümpeln, um Platz für neue Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen. (sh)