Um es vorweg zu nehmen - das letztgenannte Ziel wurde nicht erreicht. Der Aufwand für einen Realisierungsantrag ist nur minimal gesunken. Aber der Einsatz lohnt sich, denn die exakte und normierte Beschreibung des Projekts, seines geschäftlichen Nutzens und der Kostenverteilung helfen der Vorstandsebene bei der Beurteilung. Wie Kotthaus erläutert, haben sich die für Prom aufgewendeten externen Kosten von 2,4 Millionen Euro beinahe schon durch die nicht realisierten Vorschläge amortisiert.
Im August 2000 machte sich das Team auf die Suche nach einem Softwarewerkzeug, mit dem sich der standardisierte Projekt-Workflow unterstützen ließ. Zusammen mit Accenture entschied es sich für den Werkzeugkasten „Niku 5.2“ des Anbieters Niku Corp., der hierzulande in Ismaning bei München ansässig ist. Ein Wechsel auf die Version 6 kommt derzeit nicht in Frage. „Ich wage es nicht, in der jetzigen Börsensituation nur für mehr Anwenderkomfort einen neuen Server für 200.000 Euro zu beantragen“, räumt Kotthaus ein.
Dass sie sich nicht durch große Herstellernamen beeindrucken lässt, beweist die Projektleiterin durch ihre Einschätzung des Microsoft -Angebots: „MS Project hat mich in der Tool-Auswahlphase nicht überzeugt“, urteilt sie. „Dort wird mir zu schnell ein Arbeitsplan angepasst; als Projektleiterin will ich lieber selbst entscheiden, was ich mache, wenn eine rote Lampe aufleuchtet.“ Zudem unterstützte das Microsoft-Tool weder das Multiprojekt-Management noch die Abbildung und Verfolgung der Projektkosten ausreichend.
Auch Niku musste die Eignung seines Tools erst einmal detailliert nachweisen. Dabei stellte sich heraus, dass Kostenverfolgung und Reporting nicht ausreichten. Doch immerhin ließen sich die gewünschten Funktionen integrieren: die Kostenverfolgung durch eine selbst entwickelte Tool-Erweiterung, das Reporting durch Integration einer „Access“-Datenbank, die sich via Intranet abfragen und füllen lässt.
Keine Polizei, sondern ein Service
800 Niku-Lizenzen hat die Deka Bank im Einsatz. Das Konzept sieht vor, dass die Projektmitarbeiter ihre tatsächlich aufgewendete Zeit und den geschätzten Restaufwand selbst eintragen. Die Projektleitungen prüfen diese Daten, arbeiten sie auf und kommentieren sie. Aus diesen Angaben werden automatisiert die Statusberichte erstellt. Projektleiter und Vorstandsmitglieder sehen auf den ersten Blick, welche Projekte von der Basislinie abweichen. Angezeigt wird aber auch die Entwicklung in der Vergangenheit, also der „Trend“. Die in Niku erfassten Kosten wandern direkt in das Buchhaltungs- und Controlling-System SAP R/3 FI beziehungsweise CO.