Kleine Kollaborations-Tools erleichtern die Teamarbeit

Produktives Outlook ohne Exchange

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Einen günstigen Ersatz für den Microsoft-Messaging-Server bieten die Programme „Public Sharefolder“ und „Outlook Folders“. Sie machen Outlook ohne Server fit für den Einsatz in Arbeitsgruppen.

FÜR DIE firmeninterne Zusammenarbeit mit E-Mail, Terminkalender und Adressbuch besitzt Microsofts Outlook eigentlich alle Fähigkeiten - genutzt werden können sie allerdings nur in Verbindung mit einem kostspieligen Exchange- Server. Doch es geht auch billiger: Einen preisgünstigen Ersatz für den großen Microsoft-Messaging-Server bieten zwei Programme, die Outlook ohne Server teamfähig machen.

Microsofts Outlook ist als E-Mailoder Groupware-Client sowohl für den geschäftlichen als auch den privaten Einsatz weit verbreitet. Im Firmenumfeld ist das Programm allerdings nur die halbe Miete. Um den vollen Funktionsumfang zur Unterstützung von Kommunikations- und Arbeitsprozessen nutzen zu können, bietet der Hersteller das komplementäre Serverprodukt Exchange 2003 an. Bei diesem Duett stehen zwar in Sachen Messaging und Kollaboration unzählige Einsatzmöglichkeiten offen, jedoch dürften die Kosten für Lizenzen und Implementierung die Budgets vieler kleiner und mittlerer Unternehmen sprengen. Was also tun, wenn man zwar weiterhin Outlook als zentrales Arbeitsplatzwerkzeug benutzen, aber auch dessen Teamfunktionen wie gemeinsamer Terminkalender, zentrales Adressbuch oder öffentliche Ordner ohne den großen Exchange-Server ausschöpfen möchte? Findige Programmierer haben längst einen Ausweg gefunden. So bieten sich für die Einrichtung von Exchange-losen Gruppenfunktionen beispielsweise die beiden Programme „Public Sharefolder“ (früher Public Outlook) und „Outlook Folders“ an.

Gemeinsamer Datenspeicher

Beide Tools arbeiten nach dem gleichen Grundprinzip. Die Idee dabei ist, dass man die Outlook-Datendatei Outlook. pst, die normalerweise auf jedem Outlook-Client lokal vorgehalten wird, in ein zentrales Serverlaufwerk ins Netz stellt. Auf diese Weise steht allen Outlook- Benutzern ein einheitlicher, gemeinsamer Datenspeicher im Netz zur Verfügung. Das bedeutet: Alle User können auf dieselben E-Mails, Adressen und Kalender zugreifen. Was zunächst trivial klingt, funktioniert nicht ohne diese zusätzlichen Hilfsmittel. Denn wenn eine Outlook-Instanz die Outlook.pst öffnet, werden normalerweise andere Zugriffe abgeblockt. Wie bei anderen Datenbanken sind auch hier Mechanismen notwendig, die die Zugriffe verschiedener Benutzer verwalten und die Konsistenz der Daten gewährleisten.

Genau an diesem Punkt setzen Outlook Folders und Public Sharefolder an. Durch spezielle Erweiterungsfunktionen wird erreicht, dass auch eine Outlook. pst wie eine Exchange-Datenbank von vielen Nutzern über das Netz gemeinsam benutzt werden kann. Voraussetzung ist dabei zunächst, dass einer der verwendeten PCs mit Outlook zum „Server“ auserkoren wird. Dabei ist jedoch nicht gemeint, dass hier ein Rechner eigens für diesen Dienst abgestellt werden muss, wie beide Anbieter betonen. Jeder herkömmliche Windows-PC kann mit der Nebenaufgabe „Outlook- Server“ betraut werden. Eine Windows- Serverlizenz wie zum Beispiel Windows Server 2003 kann man sich ebenfalls sparen. Was die Installation betrifft, sind beide Tools ähnlich aufgebaut. Zum einen gibt es eine Serverkomponente, die auf dem zentralen Outlook-Client zu installieren ist. Die angeschlossenen Client- Rechner benötigen das korrespondierende Client-Setup. Nach Installation der Programmbestandteile kann die Groupware- Umgebung konfiguriert werden. Im Wesentlichen besteht die Aufgabe darin, für die einzelnen Benutzer Outlook- Ordner freizugeben und gezielt Schreib- und Leserechte einzuräumen. Damit ist sichergestellt, dass jeder Nutzer nur das zu sehen bekommt, was er sehen soll.

Weniger Administrationsaufwand

Von der Client-Seite aus betrachtet verhalten sich die zentralen Outlook-Ressourcen wie zusätzliche Ordner. Damit die Anwender den Überblick behalten, gesellt sich in der Ordneransicht zum obligatorischen „Persönlichen Ordner“ mit den lokalen Outlook-Daten eine weitere Ordnerhierarchie, die „Public Outlook“ repräsentiert. Jeder Outlook- Arbeitsplatz verfügt also weiterhin auch über seine obligatorische „private“ Outlook.pst.

Beide erheben den Anspruch, mit einer Administrationskonsole die Verwaltung so einfach wie möglich zu gestalten. Wenngleich sich beide Programme in ihren Grundzügen sehr ähnlich sind, finden sich doch im Detail etliche Unterschiede. Laut Datenblatt ist OutlookFolders beispielsweise deutlich kompatibler als Public Sharefolder. Während Ersteres im Server- und Client-Modus auf allen Windows-Versionen ab Version 95 läuft, benötigt Letzteres am Server die NT-basierenden Betriebssysteme Windows NT 4.0 SP6, 2000, XP oder Server 2003, am Client die Varianten ab 98 SE. Bei der Zahl der unterstützten Outlook-Versionen gleichen sich beide Lösungen - sie decken die gesamte Bandbreite von Outlook 97 bis 2003 ab.

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