Flexibler ist Public Sharefolder bei der maximalen Zahl der Nutzer - sie ist nicht beschränkt, Outlook Folders hingegen ermöglicht maximal 75 Anwender. Allerdings stellt sich in solchen Größenordnungen auch die Sinnfrage derartiger Programme. Allein die Lizenzkosten sind nämlich nicht zu unterschätzen. So liegen die Kosten für 20 Client-Lizenzen mit 1442 Euro beziehungsweise 1530 Euro ungefähr gleichauf. Bedenkt man, dass Microsofts Small Business Server 2003 Standard inklusive einer Exchange-2003-Lizenz bereits ab rund 500 Euro erhältlich ist, erscheint der Einsatz der Outlook- Tools in größeren Umgebungen fragwürdig. Hinzu kommen technische Einschränkungen, wie sie etwa der Exchange- Experte Frank Carius auf seiner Website www.msexchangefaq.de beschreibt. Laut Carius hat die zentrale Bereitstellung einer Outlook.pst den Nachteil, dass es sich nicht um eine transaktionsorientierte Datenbank handelt. Außerdem fehle der zentrale Server für das Abholen und Versenden von Mails, eine Online-Sicherung sei nicht möglich, und bis Outlook 2002 existiere zudem eine Größenbeschränkung bei der Datendatei von 2 GB.

Dennoch dürften die beiden Outlook- Erweiterungen vor allem für kleinere Büros und Firmen mit einer überschaubaren Zahl an PC-Arbeitsplätzen eine verlockende Option darstellen. Im Gegensatz zum Exchange-Server, der nach wie vor eine kompetente Beratungs- und Administrationsunterstützung erfordert, lässt sich ein veröffentlichtes Outlook von jedem halbwegs ambitionierten Benutzer einrichten, verwalten und betreiben.