Fünf Tipps

Ordnung schaffen im E-Mail-Chaos

Hans Königes ist Ressortleiter Jobs & Karriere und damit zuständig für alle Themen rund um Arbeitsmarkt, Jobs, Berufe, Gehälter, Personalmanagement, Recruiting, Social Media im Berufsleben. Zusätzlich betreut das Karriereressort inhaltlich das Karrierezentrum auf der Cebit.
Die elektronische Post hat sich zum Zeitfresser Nummer eins im Büro entwickelt. Umso wichtiger ist es, zeitsparend und nervenschonend mit ihr umzugehen.
Foto: Artyom Yefimov/Fotolia.de

Wie oft sucht man in seinem PC nach Dateien wie nach der berühmten Nadel im Heuhaufen? Bilder, Texte - so schnell, wie sie abgespeichert sind, sind sie wieder in den unendlichen digitalen Weiten verschwunden. Ein weiteres schwarzes Loch: der überflutete E-Mail-Account, der täglich Mails verschlingt und nie wieder ausspuckt. Wer keine intelligente Ordnerstruktur schafft, der verbringt jeden Tag viel Zeit mit dem Suchen nach Dokumenten. "Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz" lautet das Erfolgsrezept.

In acht von zehn Firmen ist die IT-Ablage ein Problem. Eigentlich verwunderlich, denn in diesem Bereich Ordnung zu schaffen ist im Prinzip relativ einfach. Zunächst ist zu entscheiden, wie die Struktur und Ordnung der Ablage auszusehen hat. Es werden Spielregeln geschaffen, die jeder Mitarbeiter kennt und an die er sich hält. Ein häufiger Fehler in Unternehmen ist, dass das Management zunächst nicht genau weiß, auf welchen Hierarchieebenen überhaupt etwas zu optimieren ist. Zudem sind Zugriffsrechte nicht gegeben, oder nicht alle Betroffenen sitzen am Tisch. So können Neustrukturierungen von Laufwerken nur scheitern. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

Schritt 1: Sichten Sie alle Laufwerke, mit denen die jeweilige Abteilung arbeitet. Erstellen Sie anschließend einen neuen, leeren Strukturbaum. Es empfiehlt sich nicht, diesen gleich mit Daten zu füllen. Vielmehr sollten die Rahmenbedingungen parallel zur Gestaltung der neuen Struktur auf einem Blatt festgelegt werden. Das heißt: Wie wird was wann organisiert?

Schritt 2: Sichern Sie die Daten auf einem externen Datenträger. Übertragen Sie anschließend nur das, was tatsächlich gebraucht wird, in die neue Struktur. Was nicht gebraucht wird, wird gelöscht. Generell herrscht bei Reorganisationsmaßnahmen in der IT-Abteilung die Meinung vor, dass man alle Dateien durchschauen und diejenigen löschen müsse, die man nicht mehr benötigt. Es ist jedoch viel praktischer, die alten Daten in ein Unterverzeichnis zu schieben und sich dann bei Bedarf nur diejenigen ins neue Verzeichnis zu kopieren, die benötigt werden.

Erfahrungsgemäß nehmen Reorganisationen von IT-Strukturen auf Abteilungsebene drei bis vier Stunden in Anspruch (für die Festlegung der neuen Struktur). Die Dateien zu übertragen dauert dann länger. Diesen Arbeitsschritt können die Mitarbeiter aber peu à peu in den nächsten Tagen erledigen. Ein Nebeneffekt solcher Reorganisationen ist, dass zirka 50 Prozent des Datenbestands gelöscht werden können.

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