Sharepoint vermittelt zwischen ERP und Office
Bei der ERP-Office-Anbindung kann darüber hinaus das Microsoft-Produkt "Sharepoint" behilflich sein. Damit können Firmen Dokumente in Teams verwalten und Abläufe (Workflows) steuern. Darüber hinaus lassen sich Portalanwendungen entwickeln, um auf ERP-Software zuzugreifen. "Microsoft Infopath" eignet sich dazu, elektronische Formulare zu erzeugen, um Daten zu erfassen und an Geschäftsapplikationen zu übertragen. Viele Aufgaben werden durch auf diese Weise einfacher, da sich einerseits die Komplexität der ERP-Software hinter einem Portal verschwindet und sich andererseits Dokumente und Backend-Daten unter einem Dach verwalten lassen. Funktionen verschiedener Systeme sowie Datenquellen kann der Anwender über Web-Services einbinden. Allerdings ist hier nicht mehr die Rede von Out-of-the-Box-Funktionen, wie sie die ERP-Softwareanbieter zur Office-Kopplung bieten. Vielmehr werden solche Umgebungen im Rahmen von Projekten realisiert.
Elektronische Formulare
Office-Frontend und ERP-Backend lassen sich elegant Microsoft-Produkten wie "Sharepoint" und "Infopath" miteinander verbinden. Mit ihrer Hilfe können Firmen formularbasierende Abläufe über Workflows steuern und dabei ERP-Daten einbinden. Der in Hamburg beheimatete Systemintegrator Hansevision hatte für ein Energieversorgungsunternehmen auf der Grundlage dieser Programme ein Bestellsystem gebaut. Die Endanwender sammeln die Bestellanforderungen mittels elektronischer Formulare, die mit Infopath gebaut wurden. Infopath greift hierbei auf unterschiedliche Anwendungen zu, um Formularfelder mit für die Bestellung erforderlichen Daten zu füllen. Ein Genehmigungs-Workflow gestattet den Zeichnungsberechtigten, die Warenbestellungen freizugeben. Eine E-Mail in seinem Outlook-Eingangskorb informiert ihn über zu prüfende Bestellaufträge. Nach erfolgter Genehmigung gelangen die Bestelldaten über einen entsprechenden Adapter an die zentrale SAP-R/3-Umgebung, ohne das die beteiligten Nutzer das SAP-Frontend bedienen müssen. Über ein Sharepoint-gestütztes Portal lassen sich Berichte über den Status von Bestellungen abrufen.
Neben Microsoft entwickelt auch Adobe Systems Produkte, die sich dazu eignen, strukturierte Daten aus ERP-, CRM- oder schlichten Datenbanksystemen mit unstrukturierten Informationen zu verknüpfen. SAP beispielsweise entwickelte gemeinsam mit Adobe Systems intelligente Formulare ("SAP Interactive Forms by Adobe"). Anwender sollen über PDF-Dokumente Informationen erfassen können, die über eine Workflow-Komponente in das ERP-Backend überspielt werden können.