Business-Software

Grenze zwischen Office und ERP fällt

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Anwender wollen betriebswirtschaftliche Funktionen gemeinsam mit Desktop-Programmen nutzen, um effizienter arbeiten zu können. Für Hersteller wird die ERP-Office-Integration zur Pflicht.

Softwareintegration findet nicht nur im Backend, sondern verstärkt auch am Frontend statt. Gemeint ist damit beispielsweise, Office-Programme mit Geschäftsapplikationen zu koppeln. Grundsätzlich verfügen die meisten ERP- und CRM-Anwendungen bereits über Schnittstellen zu Office-Programmen. Zu den Standards zählt, aus Kontaktlisten einer Backend-Software Serienbriefe zu verfassen sowie Geschäftsdaten in Excel-Tabellen zu exportieren, um diese zu einem Bericht aufzubereiten.

Office-ERP-Kopplung kann aber auch helfen, Medienbrüche in der täglichen Arbeit zu reduzieren. Darüber hinaus kann eine Integration von Frontend und Backend dafür sorgen, dass beispielsweise Adressen und Termine in beiden Systemumgebungen konsistent bleiben. Wenn Anwender ihre Kontaktinformationen nur in Outlook, Lotus Notes oder anderen Desktop-Programmen pflegen, fehlen möglicherweise wichtige Angaben in den zentralen Applikationen. Darum wollen viele Firmen Datenbestände zwischen Office- und Business-Software abgleichen können.

Termine und Kontakte zwischen Outlook und ERP abgleichen

Manche ERP-Systeme verfügen über Module, um beispielsweise Kontakte und Termine von Microsoft Outlook zu synchronisieren.
Manche ERP-Systeme verfügen über Module, um beispielsweise Kontakte und Termine von Microsoft Outlook zu synchronisieren.

Da Anwender Termine und Kontaktdaten in Desktop-Programmen wie Outlook und Lotus Notes pflegen, diese aber mit Einträgen in CRM- und ERP-Datenbanken abgleichen müssen, bieten ERP-Hersteller entsprechende Methoden an. "Vor allem bidirektionale Abgleichfunktionen sind gefragt, wenn Firmen eine ERP-Software auswählen", sagt Arno Schambach, Berater beim Marktforschungs- und Beratungshaus Softselect aus Hamburg. Ein Beispiel dafür liefert das Softwarehaus Nissen & Velten aus Stockach. Dessen aktuelles ERP-Release "Nvinity 2.0" beispielsweise vermag in der Datenbank gespeicherte Kundeninformation an die Outlook-Kontaktverwaltung zu übermitteln. Eine weitere Funktion gleicht den Kalender, die Ressourcen- sowie Aufgabenverwaltung zwischen ERP-Programm und Outlook automatisch ab. Viele andere ERP-Anbieter haben ähnliche Konzepte entwickelt.

Viele Nutzer von CRM- und ERP-Software benötigen für ihre Arbeit zusätzlich Dokumente und E-Mails. Um seine Aufgaben erledigen zu können, verwendet beispielsweise ein Verkäufer neben einer Kundendatenbank Outlook und Word. Dass er aus einer CRM-Kontaktansicht einen Brief oder eine E-Mail erzeugen kann, erwartet der Nutzer heute von einer Software für das Kunden-Management. Doch nicht alle Programme gestatten es dem Bediener, eingehende Nachrichten sowie Angebote auf einfache Weise einem Kundendatensatz zuzuweisen. Auf diese Weise erspart sich der Vertriebsexperte aber das lästige Suchen nach Angeboten oder Protokollen in Dateiverzeichnissen, wenn der Kunde anruft. Einige CRM-Hersteller haben die Funktionen hier deutlich ergänzt.