Wie man IT-Projekte erfolgreich präsentiert

Eine überzeugende Argumentation für den CFO

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Wer als IT-Fachmann von Business-Kollegen verstanden werden will, muss wirtschaftlich argumentieren. Wer seine Themen und Projekte allzu technisch rechtfertigt, tut sich schwer. Um das zu vermeiden, sollten die folgenden sieben Tipps beachtet werden.

In vielen Unternehmen wird weiterhin gespart. Das bedeutet für CIOs einen ständigen Kampf um zusätzliches Geld für interessante Projekte (siehe auch auch die IT-Agenda für 2010). Wer in diesem zähen Ringen Erfolg haben will, braucht wirtschaftliche Argumente. Und muss eine Sprache sprechen, die Vorstand und Finanzverantwortliche verstehen. Nachfolgend einige Empfehlungen, wie und in welchen Bereichen diese Überzeugungsarbeit funktionieren könnte.

Think TCO, not ROI

IT-Investitionen sollten nicht mehr primär mit Hilfe des erwarteten Return on Invest (RoI) gerechtfertigt werden, weil es immer schon schwierig war, den RoI eines IT-Vorhabens auf Heller und Pfennig zu bestimmen. Stattdessen sollte der CIO seine Projekte anhand der Total Cost of Ownership (TCO) verteidigen. Denn IT-Vorhaben erzeugen zunächst einmal Kosten, die man dem Finanzvorstand als verdaulich präsentieren muss.
Dies gelingt vor allem, indem die IT-Leitung einen wirtschaftlichen Umgang mit den Ressourcen und Budgets demonstriert und nachweist, dass sie die Kosten so gering wie möglich hält. Um dies zu untermauern, muss der CIO dem Finanzvorstand die Optionen erklären, Kostenvergleiche aufstellen sowie Referenzprojekte und konkrete Beispiele aus dem eigenen Umfeld nennen können.

Cloud Computing

Auch unter CFOs wächst das Interesse an Cloud Computing. Entsprechende Dienste versprechen eine Flexibilisierung von IT-Kosten (ein Beispiel ist der Hersteller Philips). CIOs sollten diese Chance nutzen und ihre Finanzkollegen ausführlicher über die Thematik informieren, um letztlich Budgets für die aus Sicht des Cloud Computing relevanten IT-Projekte zu sichern. Dabei sollten IT-Verantwortliche bedenken, dass CFOs und Vorstände sehr wohl etwas dagegen haben, wenn Kundendaten und sensible Finanzdaten in der Cloud verwaltet würden. CIO sollten daher Cloud-Dienste vor allem für taktische, jedoch nicht für unternehmensstrategische Anwendungen in die Diskussion einbringen.

Green IT

Auch wenn derzeit die Industrie ihre Produkte und Dienstleistungen grün färbt und alle vom Umweltschutz sprechen, wird sich in der Praxis Green IT nur dann durchsetzen, wenn sie auch einen besseren TCO als herkömmliche Technik liefert. IT-Leiter müssen daher die Fakten und (versteckten) Kosten bisheriger Systeme aufzeigen und mit geplanten Investitionen vergleichen können. Erst wenn diese Zahlen auf dem Tisch legen, sollte der CIO weitere Argumente erwähnen, wie zum Beispiel die Werbewirksamkeit von "grünem" Engagement für das Unternehmen (Lesen Sie auch wie CFO Beirat Michael Rödel seine IT durch umweltfreundliche Technik modernisiert hat).