Social Enterprise

Einblicke ins Zero-E-Mail-Projekt bei Atos

Jochen Gemke ist Senior Management Consultant bei Atos Deutschland und für das Social-Collaboration-Portfolio verantwortlich. Maßgeblich ist der Atos-Ansatz „zero email“: IT-Plattformen sind Enabler für die Umsetzung erfolgreicher Kollaborationsvorhaben. Im Fokus stehen Menschen, die individuell mitgenommen werden müssen, um in Unternehmen nachhaltig eine offene, vernetzte Kultur zu schaffen.
Das im Jahr 2011 gestartete "Zero-E-Mail"-Projekt des IT-Dienstleisters Atos hat zum Ziel, binnen drei Jahren interne E-Mails durch moderne Kollaborationsanwendungen zu ersetzen. Das erfordert einen Wandel der Unternehmenskultur: Informationen sollen gemeinschaftlich erzeugt und weiter bearbeitet werden.
Foto: Sergey Nivens - Fotolia.com

Die Ankündigung des Unternehmens stieß auf großes Interesse - viele diskutierten die E-Mail in Foren, Blogs und Kommentaren. Kritiker nahmen den Ansatz ins Visier und warnten vor Risiken für Unternehmen, wenn sie die "Lebensader" E-Mail verbannten und gar von der Kommunikation abgeschnitten wären.

Die Herausforderung: Eine neue Kommunikationskultur schaffen

Eine Umstellung gewohnter Arbeitsweisen muss alle Akteure mitnehmen, um langfristig erfolgreich zu sein. Hier wurde und wird unternehmensintern viel Überzeugungsarbeit geleistet, vom Management aber auch zwischen Kollegen untereinander. Zwar kennen wohl die meisten Arbeitnehmer das Gefühl, zu viele E-Mails zu bekommen - doch eine jahrelang erprobte Praxis radikal zu ändern stieß auf teilweise unverhohlene Skepsis. Das Ziel des Projekts besteht darin, nicht einfach nur eine neue Software zu installieren, die die E-Mail ablöst. Stattdessen soll Verhalten nachhaltig verändert und eine neue Kommunikationskultur geschaffen werden. Doch diese neue Form des Arbeitens erfordert noch mehr Eigeninitiative der Mitarbeiter: Informationen landen in der Regel nicht mehr per E-Mail direkt im Postfach der Mitarbeiter (push-Prinzip). Die Kollegen müssen sich die relevanten Inhalte aktiv holen (pull-Prinzip).

Die Verhaltensveränderungen reichen bis zur Neuorganisation aufwendiger Prozesse, die mit neuen Plattformen effizienter gestaltet werden und ohne E-Mails auskommen sollen. Hier setzen soziale Netzwerke an, im Unternehmenseinsatz Enterprise Social Network (ESN) bezeichnet. Sie beherbergen sogenannte Communitys. Atos stellt der klassischen E-Mail eine Kombination aus dem ESN "blueKiwi", Instant Messaging und Dokumenten-Management entgegen. Diese drei Elemente sollen als Werkzeuge kollaboratives Arbeiten ermöglichen. Je nach Aufgabe oder Zweck kommt ein anderes Element zum Zuge.

Wie einfach sich zahlreiche E-Mails ersetzen lassen ist offensichtlich: Für kurze Absprachen oder Terminvereinbarungen reicht ein Telefonat oder ein Chat mit den Kollegen, statt mehrere Nachrichten hin und her zu schicken. Sind alle Kollegen am gleichen Standort kürzt eine Besprechung in der Cafeteria oder am Wasserspender das Ping-Pong-Spiel via E-Mail ab. Bei umfassenden Themen bietet eine projektspezifische Community im ESN Raum, mit Experten tief in die Materie einzusteigen.

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joedifi

Jetzt sind fast zwei Jahre rum und intern bei Atos Deutschland ist klar: Zero E-Mail ist tot. Gab es anfangs noch eine gewisse Neugier, geistern jetzt nur noch die Tumbleweeds durch BlueKiwi.

Schlimmer noch; mit dem Scheitern hat das mittlere Management jede Scheu verloren die Mitarbeiter mit Mails zu terrorisieren; am liebsten automatisch generierte Mails an Alle aus allen möglichen und unmöglichen Management-Tools.
Die können sich dann bequem zurücklegen und im Zweifelsfalle sagen: "Guckst Du da, habe ich Dir per E-Mail geschickt"

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