Die Digital Natives: Von Kollegen lernen
Einen positiven Einfluss auf zurückhaltende Kollegen haben Mitarbeiter, die freiwillig eine aktive Rolle beim Kulturwandel einnehmen, da sie als "digital natives" geübt im Umgang mit sozialen Netzwerken sind. Das macht sie zu glaubwürdigen Trainern, sie führen ihre Kollegen, die ähnliche Alltagsaufgaben haben, an die neue Arbeitsweise heran.
Die Zusammenarbeit in Communitys erfolgt abteilungsintern, in Themenfeldern, Branchen oder auf Kunden bezogen. In der Community "Ask the SAP Expert" tauschen sich Kollegen weltweit zu SAP-Themen aus: Mit einer Frage erreichen Kollegen eine wesentlich größere Zielgruppe als über den eigenen E-Mail-Verteiler. Selbst wer eine Antwort nicht weiß, erfährt durch die Diskussion Neues. Im Idealfall sinkt die Bearbeitungszeit von Fragen der Kunden von mehreren Tagen auf wenige Stunden.
Damit solche Beispiele zur Regel werden, müssen Beiträge mit eindeutigen Schlagwörtern versehen und die Rechte im Dokumenten-Management gepflegt werden. Nur mit einer sauberen Ablagestruktur lassen sich relevante Beiträge wiederfinden. Auch hier hat es sich bewährt, Schlagwörter genau zu definieren und die Vergabe festzulegen, da sonst mehrere fast gleichlautende Schlagwörter parallel existieren und Nutzer nicht sicher sein können, mit einem "Tag" alle relevanten Beiträge zum Thema zu finden. Auch das fällt in den Aufgabenbereich des Community Managers, der die inhaltliche Ausrichtung eines Bereichs im Blick haben muss.
Einigen Mitarbeitern war in einem ESN die Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Inhalten nicht von Beginn klar. Vernetzung und Austausch über Abteilungs- und Themengrenzen sind wünschenswert, doch für eine Diskussion über das letzte Spiel der Lieblingsmannschaft ist ein ESN nicht der geeignete Ort.
Der Ausblick: Ist das Ende der E-Mail erreicht?
Die E-Mail wird es auch weiterhin bei Atos geben, etwa bei rechtlichen Vorgaben oder der Kommunikation mit externen Kontakten. Für Atos ist es wichtiger, die interne Organisation mit dem breit angelegten Kulturwandel zu ändern, sie effizienter zu gestalten und Kompetenzen, die im Unternehmen sind, besser zu vernetzen - hier gibt es noch viel Potenzial. Es lohnt sich bei der Kommunikation umzudenken und sie in neue Bahnen zu lenken. (jha)
- Mit Teamwork Wissen sammeln und sparen
Mit Social-Business-Software und der Integration von Anwendungen können Unternehmen ihre Effizienz und Gewinne steigern. Allerdings nur dann, wenn "Social Collaboration" von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Tipps zur Planung und Softwareauswahl finden Sie hier. - Akzeptanz für Teamarbeit schaffen
Bei zahlreichen Unternehmen und ihren Mitarbeitern konnte das Prinzip der Enterprise 2.0 aufgrund der schnelleren und geradlinigeren Kommunikation sowie einer größeren, geteilten Wissensbasis schon hohe Akzeptanz erlangen. Überzeugt hat ferner die kostensensible Kopplung verschiedener Funktionen, die früher in separaten Lösungen parallel gepflegt werden mussten. - Modulare Softwarelösungen sind von Vorteil
Ist dieser Punkt geklärt, empfiehlt es sich, Anbieter zu vergleichen und eine Social-Softwarelösung auszuwählen, die modular zusammengestellt werden kann. Auf diese Weise ist die Lösung nicht nur maßgeschneidert, sondern zudem jederzeit um zusätzliche Module erweiterbar. - Anwendungsgebiete für den Mittelstand
Eine "Rundum-Sorglos-Lösung", die wirklich jeden Unternehmensbereich abdeckt, ergibt für kleine und mittelständische Betriebe sicherlich erst ab einer gewissen Größe Sinn. So wäre es beispielsweise bei wenigen Mitarbeitern, die alle an demselben Standort arbeiten, eine Lösung überdimensioniert, die Buchhaltung oder Urlaubsverwaltung über eine Enterprise-2.0-Lösung zu betreiben. Hingegen kann es bereits in kleinen Teams sehr sinnvoll sein, Wissen zu sammeln und zu speichern, eine Datenbank zu pflegen und Dokumente zu verwalten. - Positive Gruppenbildung für mehr Kommunikation und Wissen
So greifen in einer Intranet-Enterprise 2.0-Lösung beispielsweise Kommunikationsbausteine ineinander, die ansonsten parallel gepflegt werden müssten. Der Austausch kann über Chats oder Messaging-Funktionen ebenso erfolgen wie über persönliche Nachrichten innerhalb des Systems, die der E-Mail ähnlich sind. - Activity Streams halten auf dem Laufenden
Social-Software-Angebote haben ihren Ursprung oft in Funktionalitäten, die sich an Social-Media-Netzen orientieren. So kann ein mittelständisches Unternehmen seine Mitarbeiter mit sogenannten Activity Streams auf dem Laufenden halten: Direkt auf der Portalstartseite eines Mitarbeiters blendet der Activity-Stream neue Postings oder Aktionen der Organisationsmitglieder ein, auch Aktivitäten in Gruppen werden angezeigt. - Wissens-Pool hilft Zeit und Geld sparen
Wikis, Blogs und Foren, die ihren Ursprung ebenfalls im sozialen Netz haben, können sich auf dieselbe Weise positiv auf die Kommunikation in mittelständischen Firmen auswirken. Klassische Anwendungsbeispiele sind hier Nachfragen zu einem Projektstatus, die für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen, die über diese Wege direkt geklärt werden können, oder der Austausch zu fachspezifischen Themen. - Kundendaten verwalten und Projekte abwickeln
In einer Social-Software-Lösung können Kundenkommunikation, interner Austausch, organisatorische Aufgaben und vieles mehr gleichzeitig abgewickelt werden. So verfügen einige Anbieter über ein integriertes CRM-System, in dem alle Kontakte angelegt und verwaltet werden. Damit werden erforderliche Ansprechpartner über eine Suchfunktion inklusive aller Kontaktdaten schnell gefunden. - Dokumenten-Management integrieren
Auch in der Koordination von Projekten kann Social-Business-Software den Mittelstand unterstützen, und zwar auch über die bereits erwähnten Gruppen hinaus. Zum Beispiel führt ein in die Social-Software integriertes Dokumenten-Management-System dazu, dass Dateien und Dokumente sicher ausgetauscht und versionsgetreu oder parallel bearbeitet werden können. - Buchhaltung, Reisekosten, Urlaubs- und Projektplanung inklusive
Mittelständler, die ihre Buchhaltung intern abwickeln, können die Fibu bei einigen Anbietern direkt mit der Social-Business-Software verknüpfen - wovon auch Mitarbeiter über die Finanzabteilung hinaus profitieren. Dazu legen einige Lösungen zum Beispiel Personalakten je Mitarbeiter an, die jeweils die vertraglich geregelten Arbeitszeiten sowie Urlaubstage dokumentieren.