Bevor die „Mobilen Techniker“ angeschafft wurden, lief der ganze Prozess per SMS ab. Doch durch die Beschränkungen der Technik gab es an einer Stelle einen entscheidenden Medienbruch: Einsatzberichte und Lohnscheine 3 Die maximale Reaktionszeit im Störungsfall liegt bei vier Stunden. - etwa 2000 proMonat - wurdenmanuell geschrieben und anschließend ins System eingegeben. Mit der neuen Technik läuft auch das automatisch:Der Techniker füllt die Formulare unterwegs elektronisch im Ankreuzverfahren aus und schickt sie per Funk in die Zentrale. Diese Daten fließen dann nicht nur in die eigene Buchhaltung, das System generiert daraus auch automatisch die Rechnungen. Auf Wunsch bestehen die wiederum nur aus einem Datensatz, der online direkt ins System des Kunden gelangt.
Technisch basiert die ganze Integrationslösung auf der „EENEX Process Integration Platform“ der Mindener Softwarefirma Amadee in Verbindung mit einer von Union Technik selbst erweiterten Bedieneroberfläche, basierend auf einer Oracle-Datenbanklösung und dem ERP-System von Navision.
Datenbank als Steuerinstrument
Entscheidend für den Erfolg eines solchen Projekts ist die millimetergenaue Kenntnis des eigenen Unternehmens, konstatiert Heilingbrunner: „Das Systemhaus kann ja nur dann gut sein, wenn dieProzesse auchgut definiert sind.“Und genau um diese Prozesse und die Pflege der Daten kümmern sich zwei Union- Mitarbeiter - fulltime. Die Datenbank ist so angelegt, dass sie das gesamte Geschäft des Unternehmens steuern kann.
Die vorhandene IT-Landschaft - zum Beispiel ein Navision-System für die Finanzen und Datev für die Lohnbuchhaltung - ist übrigens vollständig erhalten geblieben, es entstanden lediglich XML-Schnittstellen, die sämtliche Anwendungen miteinander verbinden.
Die Idee, mit dieser Technik nicht nur die eigenen Leute, sondern auch Außendienstler von Fremdfirmen zu steuern, hat der Markt vorgegeben. Erstens habe der Kostendruck viele Wettbewerber bereits zur Aufgabe gezwungen, so der Union-Technik-Chef, und deshalb seien Kooperationen sinnvoll. Zweitens wünschten sich große Konzerne wie Total Fina Elf für den Service ihrer Einrichtungen bundesweit einen einzigen Ansprechpartner, gleichzeitig arbeiten die einzelnen Tankstellenbetreiber gerne mit immer denselben, regional verwurzelten Servicedienstleistern zusammen. Über die Union-Technik- Plattform lässt sich beides miteinander verbinden, weil die Einsätze von Fremdfirmen genauso verwaltet werden können wie die der eigenen Leute. Die Aufträge kommen in der Regel von großen Facility-Betreibern, zum Bei- spiel betreut man mittlerweile ein Drittel aller Einrichtungen des Autobahnversorgers Tank und Rast. Für Union Technik arbeiten deutschlandweit verteilt fünf Projektleiter, die Partnerfirmen koordinieren und größere Projekte überwachen.
Diese Partnerfirmen vor Ort agieren de facto als Subunternehmer. Sie können sich auf ein bestimmtes Auftragsvolumen verlassen, erhalten für ihre Arbeit entweder eine Monatspauschale oder pauschalisierte Vergütungen für standardisierte Leistungen. Wichtig sind für Heilingbrunner dabei Verlässlichkeit,Kontinuität und der persönlicheKontakt: „KeinKunde ist glücklich, wenn bei jeder Störung ein anderer Techniker erscheint. Gleichzeitig muss ich auch bei einem Job in Stuttgart wissen, an wen genau ich mich halten kann, wennmal etwas schief gegangen ist.“
Mittlerweile arbeitet Union Technik mit zehn Fremdfirmen in ganz Deutschland zusammen, 40000 Vorgänge pro Jahr werden über das System abgewickelt. Die Auftragsinformationen des „Subunternehmers“ gelangen noch manuell in die zentrale Datenbank. Dass es hier noch einenMedienbruch gibt, liegt vor allem daran, dass Union Technik nicht sämtliche Partnerfirmen mit den 1300 bis 1500 Euro teuren „Mobilen Technikern“ versorgen kann. In umgekehrter Richtung fließt allerdings die Abrechnung für die ausführende Firma über eine SAP-Schnittstelle direkt in deren Buchhaltung. Der Kunde erhält seine Rechnung aus Duisburg und wendet sich bei Problemen ebenfalls direkt an dieUnion Technik.
Geschäftsfeld erweitert