Steuerung der Erreichbarkeit

Daneben können intelligente Kommunikationssysteme die Erreichbarkeit sowie die Auswahl des jeweils optimalen Kontaktmediums automatisch steuern. Somit bleiben in entscheidungskritischen Situationen Mitarbeiter weiterhin für wichtige Prozessbeteiligte erreichbar, während andere Personen auf ein persönliches Sprachportal weitergeleitet werden, auf dem sie Nachrichten hinterlassen oder Self-Service-Dienste nutzen können. Dazu gehört etwa der automatisierte Zugriff auf den Kalender des betreffenden Mitarbeiters, um selbstständig einen Termin zu vereinbaren.

Diese Zusammenarbeitsfunktionen beschreiben nur einen kleinen Ausschnitt aus den möglichen Integrationsfunktionen von Kommunikationsdiensten in ein Unternehmensportal. Welche Funktionen an welcher Stelle eines Portals bereitgestellt werden, sollte ausschließlich von den Anforderungen der Beteiligten und dem jeweiligen Prozessschritt abhängig gemacht werden. Zu berücksichtigen ist bei allen Integrationsmaßnahmen, dass die jeweiligen Funktionen so in die Portaloberfläche eingebunden werden, dass eine intuitive und unkomplizierte Nutzung des Dienstes gewährleistet wird.

Des Weiteren sollten die relevanten Collaboration Services kontextsensitiv, also in engem Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozessschritt, integriert werden. Somit können unnötige Wechsel der Oberflächen und störende Medienbrüche vermieden werden. Voraussetzung für die einfache und aufwandsarme Integration von Zusammenarbeitsfunktionen in Unternehmensportale ist zudem, dass die Telekommunikationsanbieter offene Standardschnittstellen und -protokolle unterstützen und entsprechende Web Services für Ihre Kommunikationslösungen bereitstellen.