Neue Mail-Konzepte für die Arbeitswelt

E-Mail-Systeme werden zum "Socialized" Info-Pool

Barbara Koch ist Solution Sales Leader, Social Business, bei IBM Deutschland.
Facebook, Twitter und WhatsApp erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Hat die E-Mail damit ausgedient? Wohl eher nicht, wenn man den Arbeitsalltag in Unternehmen betrachtet. Was in Sachen E-Mail aber nottut, ist eine intelligente Runderneuerung. Die Zukunft liegt in der "Socialized" E-Mail mit Analyseeigenschaften.

Wer schreibt in Zeiten von Facebook, Twitter und WhatsApp denn überhaupt noch E-Mails, möchte man fragen. Überraschend viele, lautet die Antwort. Vor allem im Geschäftsleben ist die E-Mail weiterhin die Nummer eins unter den Kommunikationsmitteln. Einer Untersuchung der Radicati Group zufolge erhält jeder Wissensarbeiter täglich im Schnitt 72 E-Mails - Tendenz steigend, trotz Facebook & Co.

Neue Mail-Konzepte für die Arbeitswelt
Neue Mail-Konzepte für die Arbeitswelt
Foto: fotolia.com/Scanrail

Dabei wurde die E-Mail bereits mehrmals totgesagt. In der Tat ist sie in die Jahre gekommen und hat sich zu einer Plage im Arbeitsleben entwickelt, wie eine Umfrage des IDG Business Research Service unter 115 Managern und IT-Fachleuten kürzlich zeigte. Demnach erhöht sich für die meisten Befragten das E-Mail-Aufkommen stetig, fünf Prozent bewerteten diesen Anstieg sogar als stark. Parallel dazu wächst die Arbeitsbelastung, die der Mail-Verkehr mit sich bringt - so empfindet es jedenfalls über die Hälfte der Teilnehmer.

Jeder Vierte öffnet E-Mails sofort

Negativ für die eigene Arbeitseffizienz macht sich laut Erhebung auch die Frequenz bemerkbar, mit der das Postfach gecheckt wird. 25 Prozent der Befragten öffnen das Postfach sofort beim Eintreffen der E-Mail, ein Drittel hält es nicht länger als eine halbe Stunde ohne einen Blick in die Inbox aus. Für das Aufräumen des Posteingangs veranschlagen 23 Prozent der Interviewten etwa eine Stunde ihres gesamten Arbeitstags.

Eine weitere Folge der zeitaufwendigen E-Mail-Nutzung ist, dass Arbeitszeit über das Büro und den Feierabend hinaus verlängert wird. 48 Prozent der Befragten checken berufliche Mails auch noch zu Hause, und das sogar am Wochenende. Manche Unternehmen müssen im Sinne der Work-Life-Balance ihren Mitarbeitern den Blick in die Mailbox geradezu verbieten.

Fazit: Man kann im Arbeitsleben nicht ohne die E-Mail, aber mit ihr hat man es auch nicht leicht. Aber soll sich die Arbeitswelt mit diesem Status quo zufriedengeben? Oder ist es nicht eher an der Zeit, das Konzept der E-Mail grundlegend zu überdenken und Verbesserungswege zu finden?

Lässt man sich auf dieses Gedankenspiel ein, wird eines schnell klar: Die E-Mail an sich ist nicht schlecht, sie wird nur suboptimal genutzt. Zum Beispiel verwenden viele Anwender das E-Mail-System als eine Art persönliche Content-Management-Lösung, mit dem sie Dokumente und sonstige Inhalte verwalten, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Beleg für diese Art der missbräuchlichen Nutzung sind exzessive Dateianhänge, stark verästelte Ordnerstrukturen im E-Mail-Client sowie mehr oder weniger wirksame Unternehmensrichtlinien, die Power-E-Mail-Nutzern Speicherlimits setzen. In Zeiten von kostengünstigen Speicherkapazitäten im Web sollte diese Praxis der Vergangenheit angehören.

Wissen im E-Mail-Client gekapselt

Zwei Gründe gibt es vorrangig, warum Nutzer so sehr an ihrem E-Mail-System hängen:

  • Zum einen ist es die Furcht, elektronische Dokumente zu verlieren, die eventuell einmal von juristischem oder finanzrelevantem Interesse sein könnten.

  • Zum anderen ist es die Konservierung fachlichen Wissens. Vieles, was ein Wissensarbeiter für eine Firma an geistigem Gut erarbeitet, ist in seinen E-Mails gebunkert. Das wirft größere Probleme auf: Wenn der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, wird aus rechtlichen Gründen häufig das gesamte Postfach gelöscht - und damit möglicherweise auch viel Know-how, das er dort gesammelt hat.

Bremse für Innovationskraft?

Nicht nur unter diesem Gesichtspunkt ist das Mail-System kein idealer praktischer und juristischer Archivierungsort für Fachwissen. Inhalte des E-Mail-Systems unterliegen juristisch gesehen dem Persönlichkeitsschutz. Der Arbeitgeber darf hier ohne Erlaubnis nicht nach Informationen suchen, weil er auf private Nachrichten stoßen könnte.

Diese Einschränkung kann sich nachteilig auf die Innovationskraft eines Unternehmens auswirken. Derzeit investieren viele Firmen in Analysetechniken, die auch solche unstrukturierten Informationen auswerten, wie sie in E-Mail-Systemen gehortet werden - also Text, Bilder, Links, Dokumentenanhänge etc. Ziel ist es, aus diesen Daten Verbesserungen und Ideen für das Geschäft abzuleiten. Doch aus juristischer Sicht gestaltet sich der Zugriff auf die E-Mail-Clients der Mitarbeiter schwierig. Dabei darf gerade hier ein üppiger Fundus an Fachinformationen und Geschäftsprozesswissen vermutet werden.