Seit mehr als 25 Jahren bieten Softwarehersteller mittlerweile IT-Lösungen für das Management und die Archivierung von Dokumenten an. Inzwischen hat sich für dieses Segment der Gattungsbegriff Enterprise-Content-Management (ECM) eingebürgert. Doch die Beschaffung eines Programms allein etabliert noch längst kein ECM. Folgende Fragen sollten Entscheider beantworten können, um den Projekterfolg zu sichern und das ECM-Potenzial zu heben.

Woran erkennt man ein erfolgreich eingeführtes modernes ECM?

Aus der kaufmännischen Sicht macht sich ein erfolgreich eingeführtes ECM dadurch bemerkbar, dass die Kosten nachhaltig sinken und sich Prozesse in dokumentenzentrischen Abläufen, die zumeist die Kernprozesse des Unternehmens umfassen, schneller abwickeln lassen. Die mit der Ablage im Dokumenten-Management-System (DMS) verbundenen Kosten liegen im Erfolgsfall trotz der zusätzlich notwendigen Scan- und Indexiertätigkeit häufig niedriger als die Kosten der Papierablage, denn diese findet für jede Kopie immer wieder neu und somit mehrfach statt. Aber nicht nur die Archivierung, sondern auch die Aufbewahrung der bereits archivierten Dokumente fällt mit geordneter Datenhaltung günstiger aus als papiergebunden. Teure Stellflächen und Archiv-Verwaltungseinheiten gehören der Vergangenheit an.

Vorgaben zur Aufbewahrung und zeitgerechten Vernichtung von Unterlagen erfüllen sich in ECM-Lösungen durch definierbare Regeln quasi nebenbei, und die vollständige Aktenführung ist dank der Integration aller Medien (Papier, Fax, Datei, E-Mail) in diesen Lösungen gelebte Praxis.

Bei den Zugriffen werden die Vorteile eines ECM am deutlichsten, denn für alle im System abgelegten Unterlagen dauert der Abruf nur Sekunden, egal wie alt das Dokument ist: Das Suchen nach der Akte, das schier endlose Warten auf die Belieferung aus dem Zentralarchiv oder der Mikrofilmstelle hat mit der Einführung des ECM ein Ende. Auch finden sich die Unterlagen in aller Regel dort, wo sie zu erwarten sind. Die Suchmöglichkeiten im ECM sind klar vorgegeben und entsprechen den Ablage- und Suchanforderungen der Anwender. Einmal abgelegte Dokumente sind verlässlich an der zugewiesenen Stelle innerhalb der Akte auffindbar - ein versehentliches Löschen oder Umhängen ist praktisch ausgeschlossen.

Die damit zusammenhängenden Prozesse lassen sich somit deutlich schneller und effizienter abwickeln. Durch die elektronische Aktenbereitstellung lassen sich Vorgänge gleichzeitig parallel bearbeiten, was die Prozess-Durchlaufzeiten in der Regel deutlich reduziert. Zusätzlich ist gewährleistet, dass Entscheidungen auf Basis der aktuellen Sachlage erfolgen. Da Akteninhalte teils vollautomatisch (sämtliche Ausgangspost), teils durch eigens hierfür betriebene Servicestellen (Scanstelle, sämtliche Eingangspost) oder für die restlichen Unterlagen durch den Anwender selbst (E-Mail- und Dateiablage) abgelegt werden - und zwar kurz nach dem Dokumenteneingang, spätestens unmittelbar nach Bearbeitung des Vorgangs - liegen die benötigten Informationen vollständig vor.

Einige stark strukturierte Prozesse lassen sich sogar elektronisch und ohne Sachbearbeiter-Eingriff fallabschließend in sogenannter Dunkelverarbeitung innerhalb des ECM ausführen. Diese Möglichkeiten sind heutzutage allerdings noch auf einfach strukturierte Prozesse beschränkt, die besonders geringen Entscheidungsfreiraum enthalten und zumeist auf Formularen oder ähnlich stark strukturierten Unterlagen beruhen.