Schwärmende Anwender
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Laut VOI sind diese Reaktionen aber kein Grund, DMS-Lösungen grundsätzlich ihren Sinn und Nutzen abzusprechen. Im Vergleich zur Vorjahreserhebung sei die Zahl der DMS-Opponenten stark rückläufig und die Planungsquote bei Unternehmen ab 100 Mitarbeitern mit 50 Prozent unverändert hoch. Auch birgt die Studie hervorragende Neuigkeiten für die Hersteller: Unternehmen, die ein DMS im Einsatz haben, seien hoch zufrieden. So hätten 90 Prozent dieser Anwender ihr Projekt nicht nur als erfolgreich bewertet, sondern sogar ein Ergebnis erzielt, das über den eigenen Erwartungen liegt. Offensichtlich, so interpretieren die Autoren, war das Vorwissen der Anwender gut und die Anforderungen seien realistisch beurteilt worden. Selbst Firmen, bei denen kein DMS-Projekt ansteht oder ein laufendes Vorhaben gestoppt wurde, wüssten heute grundsätzlich, wozu man ein DMS vorrangig einsetzen sollte, nämlich um Dokumentenprozesse zu beschleunigen, Zugriffzeiten zu verringern und Ressourcen zu schonen (siehe auch "Wo bleibt das papierlose Büro?".
Qualitative Aussagen über den Nutzen und Erfolg der DMS-Lösungen sind dennoch rar in der Studie. Die Autoren konnten demnach lediglich aufzeigen, dass sich die Investitionen im Mittel innerhalb von 19 (DMS im engeren Sinn) bis 23 Monaten (DMS-ähnliches System) amortisieren, während Unternehmen ohne produktives DMS (abgebrochene oder geplante Projekte) den Zeitraum eher mit 27 Monaten kalkulieren.
VOI-Studie
Im Auftrag der Herstellervereinigung VOI wurden 1096 deutsche Unternehmen telefonisch zum Einsatz von DMS-Lösungen befragt. Dabei reichte die Bandbreite von kleinen Firmen mit einem bis 25 Mitarbeitern bis zu großen Unternehmen mit 3000 und mehr Mitarbeitern. Der größte Anteil der Befragten entstammt mit 26 Prozent dem produzierenden Gewerbe, gefolgt vom Handwerk mit 12 Prozent und dem Handel mit 11,8 Prozent. Ausgewertet wurden sowohl die Antworten von Firmen ohne DMS (DMS in der Planung, DMS-Projekt abgebrochen, kein DMS geplant) und solchen mit einem DMS. Letztere Gruppe untergliedert der VOI in Anwender mit einem "DMS im engeren Sinn" (spezielle DMS- und Archivsoftware) und solchen mit einem "DMS-ähnlichen System" (Microsoft Exchange, Lotus Notes, Oracle IFS, SP Enterprise Portal, andere Portalprodukte). Die Studie lässt sich über die Website des VOI e.V. beziehen.
Top-Zahlen will die Untersuchung auch bei der Frage nach den Investitionskosten herausgefunden haben. Stolze 70 Prozent der Anwender mit DMS-ähnlichen Systemen hätten ausgesagt, dass die Kosten innerhalb der Erwartungen lagen, weitere 16 Prozent der Anwender hätten sogar besser als gedacht abgeschnitten. Diese Zahlen können Unternehmen mit DMS-Lösungen im engeren Sinn noch einmal übertreffen, schwärmt die Studie, ergab sich doch dort sogar eine Relation von 71 Prozent zu 19 Prozent. Zur Höhe der Gesamtkosten ihres DMS-Projekts hüllten sich hingegen laut VOI die meisten Befragten in Schweigen. Die Autoren konnten daher nur aufgrund der verfügbaren Zahlen einen Mittelwert berechnen, der von Beschaffungskosten zwischen 451 Euro und 2917 Euro pro Anwender ausgeht.