Noch viel Ausbaupotenzial
Darüber hinaus offenbart die Studie vor allem Quantitatives. Wo mit DMS-Lösungen gearbeitet werde, seien im Durchschnitt nur 40 Prozent der Mitarbeiter involviert, bei DMS-Systemen im engeren Sinn liege der Anteil bei lediglich 37 Prozent. Es gebe daher auch bei den Unternehmen mit produktiven Systemen noch "ein hohes Ausbaupotenzial". Hinzu kommt, dass nur etwa die Hälfte der aktiven Nutzer die Systeme nach eigenen Angaben wirklich intensiv und regelmäßig verwendet. Anwender erhoffen sich vor allem bessere Prozesse und eine Platzersparnis von einem DMS.
Abstriche sind ferner bei der Art der im DMS beherbergten Datentypen zu machen. So konnte sich durchschnittlich nur etwa die Hälfte aller Befragten (Firmen mit und ohne DMS aller Größen) vorstellen, durch eine entsprechende Lösung ihre bisherige Dateiablage komplett zu ersetzen, wobei Firmen ohne DMS optimistischer sind. Laut VOI sind bei diesem Thema subjektive Befindlichkeiten Befinden im Spiel. Es sei aber auch grundsätzlich zu fragen, ob es der Sinn eines DMS sein soll, beliebige Dokumente dort abzulegen, statt sich auf solche mit einer gewissen Verbindlichkeit zu konzentrieren. Allerdings gibt es diesbezüglich offenbar noch einigen Klärungsbedarf und Misstrauen seitens der Unternehmen. So würde laut Studie durchschnittlich nur ein Drittel der Befragten einem DMS alle Arten von Dokumenten ohne Einschränkungen anvertrauen. Vor allem wenn es um schutzwürdige Inhalte wie Personalakten, Geschäftsberichte oder Verträge geht.
Herstellerpopularität
Die diesjährige Studie des VOI befragte 376 Anwender nach den von ihnen eingesetzten DMS-Produkten, wobei Mehrfachnennungen erlaubt waren. Dabei zeigte sich, dass der hiesige Markt in der Stückzahl deutlich von deutschen Anbietern dominiert wird, aber auch stark zersplittert ist. Am häufigsten wurde über alle Firmengrößen hinweg der Anbieter Easy AG mit seiner Produktlinie "Easy Enterprise" genannt. Er kann laut Studie insgesamt einen Anteil von 12,5 Prozent für sich verbuchen. Auf den weiteren Plätzen folgen dicht beieinander die Docuware AG mit dem Produkt "Docuware", die Saperion AG mit "Saperion", Ixos (Open Text) mit der "eCon Soulition Suite" und dvelop mit dem "d3 System". Den größten Anteil haben indes "sonstige DMS-Produkte", die rund 35 Prozent aller eingesetzten Lösungen ausmachen. Dennoch zeige sich laut VOI im Vergleich zu früheren Umfragen eine gewisse Konzentration im Markt, die zur Herausbildung eines gewissen Kerns an etablierten Produkten führe.
Allerdings ergibt sich bei einer Aufschlüsselung der befragten Firmen nach Mitarbeiterzahl eine teilweise andere Verteilung. So nannten beispielsweise Großunternehmen mit über 3000 Mitarbeitern neben den "sonstigen DMS-Lösungen" als häufigste Produkte die von Filenet (IBM), dvelop und Ixos. Zudem bezieht die Studie neben den herkömmlichen DMS-Systemen auch DMS-ähnliche Systeme ein (Groupware, Portale). In dieser Kategorie dominieren nicht näher genannte Portal- und Intranet-Lösungen mit über 18 Prozent, gefolgt vom "SAP Enterprise Portal" mit 4,3 Prozent, das laut VOI erstmals in der Statistik auftaucht. Auf den "Microsoft Sharepoint Portal Server" und "IBM Lotus Notes" entfielen 3,2 Prozent beziehungsweise 2,1 Prozent der DMS-ähnlichen Systeme.