Studie

Dokumenten-Management in Deutschland

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Viele Anwender zeigen sich zufrieden mit ihren DMS-Lösungen – nicht zuletzt, weil sie angeblich pragmatisch planen.

Bisher nutzen Unternehmen ihre Dokumenten-Management-Systeme (DMS) vor allem als Archiv. Dieses untersteht typischerweise der Finanzbuchhaltung und bezieht seine Daten aus entsprechenden Fach- und ERP-Anwendungen. Doch mittlerweile setzt sich daneben die Praxis durch, ein DMS auch für die Verwaltung "lebender" Dokumente im täglichen Betrieb einzusetzen und gar den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsunterlagen steuern zu wollen (siehe auch "Dokumenten-Management: Information optimal verwalten"). Diesen Trend sieht jetzt eine Befragung von mehr als 1000 kleinen und großen deutschen Anwenderfirmen bestätigt, die die Herstellervereinigung Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) unter dem Titel "Dokumenten-Management in Deutschland 2007" veröffentlicht hat (siehe Kasten "VOI-Studie").

Danach bleibt das häufigste Einsatzgebiet trotz der breiteren Nutzung von DMS-Lösungen der kaufmännische Bereich mit den Abteilungen Buchhaltung, Controlling und Rechnungsprüfung. Auf den nächsten Plätzen folgen der Einkauf, Vertrieb sowie die Kunden- und Patientenbetreuung. Themen wie die Prozessoptimierung (Wer hat welchen Vorgang? Wie lange liegt ein Vorgang?) oder die interne Informationsbereitstellung über Portale gelten hingegen seltener als eine wesentliche Aufgabe einer DMS-Lösung (siehe auch "ECM-Markt: Mit Insellösungen gegen die Datenflut"). Auch bleibt hierzulande die Marktdurchdringung mit DMS-Produkten trotz aller Fortschritte und Werbung der Hersteller gering. So geben von den 1096 kontaktierten Firmen nur 375 an, ein DMS-System im engeren Sinn oder ein DMS-ähnliches System (Groupware, Portalsoftware) einzusetzen, weitere 219 Firmen befinden sich aktuell in der Planung. Dem gegenüber hegen 400 Befragten keine DMS-Pläne und 102 Firmen haben ihr Vorhaben abgebrochen. Leider gibt der VOI wenig über die Motive der Abstinenzler und Abbrecher preis, da laut Studie angeblich viele Betroffene eine Auskunft verweigerten. So wird nur der zu hohe Kostenaufwand und ein vor allem für kleine Organisationen mit 51 bis 100 Mitarbeitern nicht erkennbarer Nutzen als Projektstopper zitiert. Große Unternehmen mit 100 bis über 3000 Mitarbeitern bemängeln außerdem, dass eine geplante DMS-Einführung organisatorisch und zeitlich zu aufwändig sei. (siehe auch "Die ECM-Branche gerät zwischen mehrere Fronten")