Mit Anstand kommunizieren

Die fünf größten E-Mail-Sünden

Karriere in der IT ist ihr Leib- und Magenthema - und das seit 18 Jahren. Langweilig? Nein, sie endeckt immer wieder neue Facetten in der IT-Arbeitswelt und in ihrem eigenen Job. Sie recherchiert, schreibt, redigiert, moderiert, plant und organisert.
Sie haben wenig Zeit, müssen aber 30 Mails beantworten? Kein Wunder, dass ein mancher mit E-Mails Schaden anrichtet. Hier die fünf schlimmsten Sünden in der E-Mail-Kommunikation.

Im Minutentakt trudeln die E-Mails in unserem Postfach ein. Zwischen 50 und 100 elektronische Nachrichten erhalten wir jeden Tag im Durchschnitt. Und oft klicken wir sofort auf "Antworten", ohne uns viel Zeit für die Formulierung zu nehmen - umso mehr spiegelt die schnelle E-Mail unsere Einstellung zum Empfänger wider.

Christina Tabernig (links)und Anke Quittschau von Korrekt: "Kryptische Abkürzungen sind unhöflich."
Christina Tabernig (links)und Anke Quittschau von Korrekt: "Kryptische Abkürzungen sind unhöflich."

Unter Zeitdruck bleibt oft der Anstand auf der Strecke. Die Korrekt!-Beraterinnen Christina Tabernig und Anke Quittschau haben sich auf Etikette in der Geschäftswelt spezialisiert. Für die CW-Leser haben sie die fünf wichtigsten Fehler in der E-Mail-Kommunikation zusammengestellt:

1. Sünde: Die Drohung

"Der Absender hat von Ihnen eine Lesebestätigung angefordert" - Setzen Sie mit dieser Drohung niemand unter Druck. Es zeigt, dass Sie misstrauisch sind und kontrollieren möchten. Kein netter Zug.

2. Sünde: Alle auf dem Verteiler

Überprüfen Sie den Verteiler! BMW hat kürzlich für große Aufregung gesorgt, als sich eine Mitarbeiterin über die Bekleidung der Kollegen beschwert hat. Die Dame echauffierte sich ausgiebig darüber, wie schlecht und teils obszön gekleidet die Angestellten des Premium-Autobauers zur Arbeit erscheinen. Gedacht war die E-Mail eigentlich nur für den BMW-Vorstand, doch jetzt lacht die gesamte Konkurrenz. Da zeigt sich, dass man den E-Mail-Verteiler doch lieber zweimal prüfen sollte. Von schlechtem Stil zeugt es auch, wenn Sie einen Kollegen per Mail kritisieren und den Rest der Abteilung in Kopie setzen. Kritik sollte man von Angesicht zu Angesicht aussprechen.

3. Sünde: Kryptischen Kürzel und kleine Buchstaben

Faulheit! Es ist unhöflich vorauszusetzen, dass der Empfänger alle Abkürzungen und Begriffe Ihres Fachgebietes kennt. Kryptische Abkürzungen wie "FYI", "z.K." oder "fyeo" (for your eyes only) sind nicht modern, sondern schlicht unhöflich.

Wenig wertschätzend ist auch, den Text ohne Beachtung deutscher Rechtschreibregeln (nämlich Groß- und Kleinschreibung) zu verfassen. Der Leser hat es einfach schwerer, den Text zu entziffern.

4. Sünde: Formulieren ohne nachzudenken

E-Maile für die Ewigkeit! Telefongespräche sind schnell vergessen. E-Mails sind jedoch auf der Festplatte oder im Sendeprogramm gespeichert und können ausgedruckt werden. Formulieren Sie mit so viel Stil, dass jeder gerne Ihre Mails empfängt. So kreieren Sie Ihr positives Image. Verzichten Sie deshalb nie auf Anrede und Verabschiedung und unterteilen Sie in sinnvolle Absätze. Endlose Absätze sind einfach schlecht lesbar.

5. Sünde: Endlose Ping-Pong-Spiele

Vermeiden Sie das Ping-Pong-Spiel: Aw. Aw. Aw. Aw……. Ändern Sie den Betreff spätestens, wenn sich auch der Inhalt der E-Mail geändert hat. Das erleichtert übrigens auch das Wiederfinden einer E-Mail ungemein.