Marktübersicht Reisekostenabrechungtools

Die besten Reisekosten-Tools

20.06.2013 | von Diego Wyllie (Autor) 
Diego Wyllie
Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
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Reisekostenabrechung kann nerven. Entlastung bieten Software-Tools, die Prozesse vereinfachen. Neun praktische Lösungen finden Sie hier.

Bei der softwaregestützten Reisekostenabrechnung stehen vor allem Prozessoptimierung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit im Fokus. Die speziellen Tools, die heute verfügbar sind, können sämtliche Prozesse der Vorbereitung, Genehmigung, Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen erleichtern.

Die Optimierung dieser Prozesse soll in erster Linie den Zeit- und Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz und Genauigkeit garantieren. Im Folgenden werden neun Anwendungen in Augenschein genommen, die nicht nur in Sachen Funktionalität und Rechtssicherheit überzeugen können.

On-Demand-Tools für die Reisekosten

HRworks

Mit "HRworks” bietet die gleichnamige Firma aus Freiburg eine professionelle Business-Software zur Reisekostenabrechnung an, die von Großunternehmen wie Mc-Donald’s, NEC oder Warner Music verwendet wird, aber auch für mittelständische Unternehmen ab 15 Mitarbeitern geeignet ist. Das System ist Web-basierend und wird als SaaS-Lösung angeboten.

Von der Bestellung der Reisemittel über die Beantragung und Genehmigung bis hin zur Abrechnung der Reisekosten integriert die Lösung sämtliche Aufgaben in einem ganzheitlichen Workflow, der durch E-Mail unterstützt wird. Basierend auf dem Prinzip des "Employee Self Service” können die Mitarbeiter sämtliche Daten selbst eingeben, womit die administrativen Kosten sowie der Verwaltungsaufwand reduziert werden sollen.

Wenn die Dienstreise beendet ist, stehen zahlreiche Reports zur Verfügung, die flexibel nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten erstellt werden können. Zu den weiteren besonderen Features zählen unter anderem die automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen, die Integration in Lohn- und Finanzbuchhaltungssoftware sowie automatisierte Kreditkarten-Schnittstellen. Belege, die während der Dienstreise mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, lassen sich auf einfache Weise dem entsprechenden Mitarbeiter und der Reise zuordnen. Welche Kreditkarten unterstützt werden, erfahren Interessierte auf der Website des Herstellers.

Neben dem Reisekostenabrechnungsmodul bietet das Tool weitere Module für die Abwesenheitsverwaltung und Arbeitsmittelverwaltung an. Kostenpunkt: vier Euro netto pro Anwender und Monat - bei 15 bis 100 angemeldeten Benutzern. Anders als bei den meisten anderen SaaS-Angeboten, müssen Kunden bei der Einführung des Systems allerdings mit einer zusätzlichen Startinvestition rechnen. Die Kosten für die Inbetriebnahme von HRworks beginnen laut Anbieter bei rund 1500 Euro.

Zep

Eine weitere On-Demand-Lösung, mit der kleine und mittelständische Unternehmen ihre Reisekosten effizient verwalten können, ist die Software "Zep”. 2006 mit einem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet, bietet das System, das eigentlich für die Erfassung von Projektarbeitszeiten konzipiert ist, ein umfassendes Modul für die Reisekostenabrechnung. Interessant dürfte die Lösung also in erster Linie für Firmen sein, die ihre Aufträge projektorientiert abwickeln und dabei ihre Kundschaft oft vor Ort besuchen.

Die Erfassung von Reisezeiten ist bei Zep vollständig in das zentrale Projekt-Management integriert. Bei jedem Projekt können Anwender abgestufte Einstellungen wählen. Verpflegungsmehraufwand, Anreisepauschalen, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen werden je nach Einstellung automatisch abgerechnet. Ferner liefert die Software detaillierte Nachweise über die erfassten Reisekosten, die nach verschiedenen Kriterien wie Kunde oder Projekt flexibel anzupassen sind.

Zep wird in zwei Versionen angeboten. In der Edition "Professional” ist die Reisekostenabrechnung bereits integriert. Nach Herstellerangaben kostet sie für einen registrierten Anwender 25 Euro im Monat. Der Mietpreis verringert sich, je mehr User registriert werden. Mit dem Online-Preisrechner können Interessierte die Kosten für bis zu 100 Benutzer ermitteln.

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