Mit Hilfe eines methodischen Prozess-Managements (Business-Process-Management, kurz BPM) lassen sich betriebswirtschaftliche Abläufe in der täglichen Arbeit "zum Leben" erwecken. Dies bietet die Basis, um brachliegende Potenziale zu identifizieren und zu nutzen. Eine entscheidende Dimension von Prozess-Management sind die beteiligten Menschen. BPM kann Reibungsverluste an Abteilungsgrenzen vermeiden, die Mitarbeiter motivieren und die Akzeptanz der Prozesse steigern. BPM ist die Kunst, Kosten und Zeit einzusparen, ohne bei der Prozessqualität Kompromisse eingehen zu müssen. Wie bei jeder Management-Aufgabe oder jedem Einführungsprojekt fallen verschiedene Aufwands- und Kostenblöcke an, die je nach Umfang des Projekts, des Ansatzes und der Organisation sehr unterschiedlich ausfallen können.

Was ist Prozess-Management?

BPM beziehungsweise (Geschäfts-)Prozess-Management (GPM) ist eine Management-Disziplin, eine Methode mit ganzheitlichem Ansatz, um betriebswirtschaftliche Prozesse zu verwalten und zu verbessern. Die grundlegende Vorstellung ist, in Prozessen zu denken und sich an Prozessen zu orientieren (Prozessorientierung). Als zentrale Frage wird meist "Wer macht was, wann, wie und womit?" angeführt. Dieser Katalog zielt aber nur auf eine Aufnahme (Ist), eine Analyse (Sinn) und eine Dokumentation der Prozesse ab.

Um tatsächlich Ansatzpunkte zum besseren Erreichen der Unternehmensziele ableiten zu können ("Prozessoptimierung"), müsste die Frage noch ergänzt werden "…mit welchem Aufwand (Kosten) und welchem Ergebnis (Mehrwert)?"

Was genau ist ein Prozess?

Fragt man fünf IT-Experten, bekommt man fünf verschiedene Erklärungen, was ein Prozess ist. Im Folgenden soll ein Geschäftsprozess folgendermaßen definiert werden:

• Eine Abfolge von einzelnen Aktivitäten (Prozessschritten),

• die in einer definierten Abfolge nacheinander und in Abhängigkeit voneinander,

• von verschiedenen Personen und/oder Abteilungen,

• zum Erreichen eines Ziels beziehungsweise eines Ergebnisses ausgeführt werden.

Somit ist das kleinste Element der Prozessschritt, also eine einzelne Aktivität oder eine Transaktion. Um einen Prozess zu beschreiben, sind daher auch die Prozessschritte zu beschreiben, zu analysieren und zu dokumentieren. Dies erfordert eine Reihe von Informationen:

Man muss wissen:

• Wo (Organisation, Abteilung, System)

• und von wem (Personen, Abteilung, Qualifikation) der Prozessschritt ausgeführt wird,

• wer verantwortlich ist (Person, Rolle),

• welcher In- und Output erforderlich ist,

• welche Restriktionen, Vorgaben und Abhängigkeiten bestehen und

• was genau getan wird (Aktivität, Funktion, Ergebnis).

In Summe ergibt sich aus den Prozessschritten der Prozess. Ein einzelner Prozess kann ein Prozessschritt aus einem übergeordneten Prozess sein (Prozesshierarchie). In der Regel gliedert man von den Hauptgeschäftsprozessen (beziehungsweise Geschäftsszenarien wie Beschaffung oder Fertigung) nach einzelnen Geschäftsprozessen (wie Verkauf von Lagerware).

Neben den variablen, prozessabhängigen Informationen gibt es auch wiederkehrende, kontinuierliche Daten, die zur Beschreibung erforderlich sind. Diese nennt man Prozess-Stammdaten (beispielsweise Abteilung und Rolle).

Ein entscheidender Aspekt bei Prozessen sind die Schnittstellen. Dies können technische Schnittstellen von System zu System, menschliche Schnittstellen von Person zu Person oder Abteilungsgrenzen sein, die überschritten werden. Schnittstellen sind immer mit größter Sorgfalt zu beachten, da hier oft das meiste Verbesserungspotenzial liegt.