Da Konsolidierungsprojekte sehr anspruchsvoll sein können, hat sich in der Praxis eine schrittweise Vorgehensweise bewährt. Begonnen wird in der Regel mit einem Assessment - also einer Bestandsaufnahme der gesamten IT-Landschaft beim Kunden. Bei dieser Inventur werden die Bestandteile einer Infrastruktur wie Server, Speicher, Anwendungen und Datenbanken ermittelt, aber auch Datenvolumina und Standorte sowie die Verflechtungen mit anderen Unternehmen erhoben. Wie sich zeigt, sind gerade in großen Unternehmen oft Heerscharen von Mitarbeitern notwendig, um eine saubere Bestandsaufnahme bewerkstelligen zu können. Doch ist diese Arbeit für die Zukunft sehr lohnend, denn nach der Konsolidierung hat man gute Kenntnisse über die Bestandssysteme, und das Inventar lässt sich auf Knopfdruck überblicken.

In einem nächsten Schritt werden dann eine Soll-Struktur aufgezeigt und durch den Vergleich mit dem Bestehenden die Einsparungspotenziale ermittelt. Dazu ist es notwendig, neben den IT-Kosten wie Hardware, Infrastruktur, Anwendungen und Service auch Aufwendungen für Gebäude, Rechnerräume, Kabelkosten und die Stromversorgung zu berücksichtigen. In einem nächsten Schritt wird dann ein Feinkonzept erarbeitet und die Abhängigkeiten von Anwendungen untereinander sowie die Konsolidierungsmaßnahmen detailliert analysiert. Zu guter Letzt muss entschieden werden, mit welchen Bereichen begonnen werden soll. Ziel dieser Phase ist eine Systemarchitektur für die Zukunft. Technisch helfen dann eine Reihe unterschiedlicher Migrations-Tools, die die Hersteller von Datenbanken und Speichersystemen anbieten, um Daten, Datenbanken, Speichersysteme und Server-Farmen zusammenzulegen.

Klein beginnen

Um in wirtschaftlich angespannten Situationen schnell Ergebnisse einer Konsolidierung vorzeigen zu können, hat es sich als sinnvoll erwiesen, mit einem Teilbereich zu beginnen, etwa einer Filiale oder einer Niederlassung, und dort zunächst das Potenzial zu bewerten und IT-Bereiche zu vereinheitlichen. Auch ist es dabei oft sinnvoll, erst einmal Bestandteile der IT-Landschaft zusammenzuführen, die keinen oder nur einen geringen Einfluss auf die Geschäftsprozesse haben und deren Neugestaltung die Arbeit der User mit dem System nicht beeinträchtigt oder sogar geänderte Prozesse zur Folge hat. Zu den so genannten „Quickwins“ gehört es beispielsweise, Backend-Systeme wie unterschiedliche Datenbanken zusammenzufassen. Der Vorteil: Durch die Konsolidierung der Datenspeicher müssen die Anwendungen nicht verändert werden, so dass auch die Geschäftsprozesse nicht davon berührt werden. Die Projektteams lassen sich zudem klein halten.

Um den Return on Investment (RoI) eines Konsolidierungsvorhabens beurteilen zu können, ist allerdings eine betriebswirtschaftliche Gesamtsicht notwendig. Die Ziele setzt der CIO oder IT-Leiter. Dabei gilt es, insbesondere auf die Kriterien Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit, Hochverfügbarkeit der neuen Systeme sowie die Zukunftssicherheit des Anbieters zu achten.