Immer mehr Mitarbeiter aus den Fachabteilungen drängen in die Rolle des Content-Managers. Je nach Tragweite des jeweiligen Projektes muss die Frage geklärt werden, wo die neue Stelle in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist. Besonders bei Großprojekten ist es sinnvoll, einen zentralen Ansprechpartner im Unternehmen zu positionieren, der für die gesamte Koordination der Content-Management-Aktivitäten zuständig ist. Beim Aufbau eines konzernweiten, multinationalen Intranets beispielsweise kann dieser die Aufgaben und Zuständigkeiten für die einzelnen Länderbereiche an die entsprechenden Vertreter vor Ort delegieren.
Der Content-Manager setzt die Rahmenbedingungen, gibt die Spielregeln vor, ist die Legislative im System. Sein wichtigstes Werkzeug ist das Content-Management-System. Es ermöglicht ihm, die Benutzer mit ihren entsprechenden Rechten und Rollen, die gesamte Site und den Content selbst zu verwalten sowie den umfassenden Content-Management-Prozess zu steuern.
Die Software unterstützt ihn dabei, Regeln für wiederkehrende Publishing-Vorgänge aufzustellen. Die Koordination solcher arbeitsteiliger Prozesse nimmt an Bedeutung zu, wenn die Anzahl der involvierten Mitarbeiter steigt. Mit automatisierten Kontroll- und Freigabemechanismen kann der Content-Manager die Flexibilitäts- und Geschwindigkeitsvorteile bei der Informationsbereitstellung wahren und gleichzeitig garantieren, dass nur gewollte Inhalte in die entsprechenden Kanäle gelangen.
Websites von Intranet-, Extranet- oder Internet-Umgebungen der heutigen Generation sind von einer hohen Komplexität und Dynamik gekennzeichnet. Professionelle Content-Management-Systeme ermöglichen es, innerhalb kürzester Zeit Web-basierende Informationssysteme mit üppigen Inhalten, unzähligen Verknüpfungen und einer beachtlichen Seitenanzahl aufzubauen. Früher speisten HTML-Sachkundige die Inhalte ein, heute gehen sie direkt vom Desktop der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen ins Web.
Sehr positive Effekte bei der dezentralen Content-Pflege sind die Entlastung der IT-Abteilung und eine spürbare Verkürzung der Aktualisierungszeiträume (Time to Web). Der unerwünschte Nebeneffekt schleicht sich oft erst nach und nach ein, wenn die Transparenz des Informationssystems aufgrund seiner zunehmenden Größe verloren geht, Informationen nicht richtig kanalisiert und veraltete beziehungsweise falsche Seiten nicht gelöscht werden. Mit der abnehmenden Wertigkeit der Inhalte schwinden folglich auch die Akzeptanz und die Nutzung des Systems. In der Verantwortung des Content-Managers liegt es, ein solches Projektscheitern von Beginn an systematisch zu verhindern.
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