Mit Content Management Systemen zum Erfolg

CMS-Implementierung leicht gemacht

Andreas Öttl ist Diplom Betriebswirt (FH) und auf die Bereiche Marketing sowie Internet- und Medienmanagement spezialisiert. Als Experte schreibt er über Content Management und CMS sowie um Themen rund um erfolgreiches Webbusiness.
Oft werden die Ziele einer CMS-Implementierung nicht erreicht. Im schlimmsten Fall kommt es zum vorzeitigen Projektabbruch und hohen finanziellen Schäden.

Es stellt sich die Frage, mit welchen Problemen derartige Projekte behaftet sind und welche Lösungsansätze - sowohl auf Seiten der Hersteller, wie auch der des Kunden - geeignet sind, den Projekterfolg zu sichern.

Die Komplexität und strategische Bedeutung einer CMS-Einführung werden häufig unterschätzt und lassen Projekte unnötig scheitern.
Die Komplexität und strategische Bedeutung einer CMS-Einführung werden häufig unterschätzt und lassen Projekte unnötig scheitern.
Foto: dizain - shutterstock.com

CMS-Projekt: Anforderungen definieren

Häufig sind exakte Anforderungen an das CMS in der Konzeptionsphase nicht bekannt und werden - im Rahmen eines entsprechenden Pflichten- und Lastenhefts - nicht ausreichend beschrieben. Die tatsächlichen Anforderungen scheinen sich häufig erst in späten Projektphasen oder der Praxis zu zeigen. Die Gründe hierfür sind vielfältig, führen jedoch zum selben Ergebnis: Das Content Management System erfüllt im Rahmen von Implementierung, Betrieb und Anpassung wichtige Kriterien häufig nicht.

CMS-Implementierung: Komplexität reduzieren

Ein häufiger Fehler liegt auch darin, dass wichtige Nutzer und Stakeholder nicht ausreichend in das Projekt mit einbezogen werden. Gewünschte Anwendungsfälle sind dadurch nicht bekannt oder unzulänglich definiert. Hier zeigt sich ein für viele Unternehmen schwer aufzulösendes Dilemma: Die steigende Anzahl relevanter Stakeholder in unterschiedlichsten Funktionen mit teilweise unklaren oder gar konfliktbehafteten Zielen wirkt als Komplexitätstreiber. Nicht nur die Auswahl der richtigen Stakeholder scheint problematisch, auch die Definition geeigneter Anforderungen wird dadurch erschwert.

Zudem werden die Anforderungen an ein Content Management System heute durch ein komplexes Umfeld bestimmt: Beispielhaft sind hier die steigende Anzahl von Kanälen und Endgeräten sowie deren gegenseitige Vernetzung, aber auch eine oft sehr heterogene IT-Landschaft zu nennen.

Häufig eingesetzte Methoden des Projektmanagements - wie zum Beispiel das Wasserfallmodell - sind immer weniger geeignet diesem Komplexitätsgrad zu begegnen. Zur adäquaten Problemlösung sind alle Beteiligten gefragt - vom Hersteller über einen möglichen Implementierungspartner bis zum Käufer.

Content Management Systeme und ihre strategische Bedeutung

Sich der Komplexität bewusst zu sein und die Bereitschaft sich damit auseinanderzusetzen, sind die Grundlagen für den Projekterfolg. Dazu ist Umdenken gefragt. Das Bewusstsein für die strategische Bedeutung eines CMS muss auf Käuferseite bei allen Beteiligten vorhanden sein oder geschärft werden. Der Auswahl anderer Systeme - wie CRM- oder ERP-Systemen - wird oft eine deutlich höhere strategische Bedeutung beigemessen. Zwangsläufig wirkt sich dies auf den Auswahlprozess und das Projektmanagement in der CMS-Einführung aus. Viele Unternehmen scheuen einen hohen Aufwand und wollen schnelle Entscheidungen treffen.

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung ist hier ein Umdenken nötig: Für immer mehr Unternehmen wird das Internet zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor und das gewählte Content Management System zum erfolgskritischen Instrument. Es reicht nicht aus, einfach den bekanntesten oder billigsten Anbieter zu ermitteln oder sich bei der Auswahl an anderen zu orientieren. Jedes CMS hat Stärken und Schwächen und wird unterschiedlichen Anforderungen in unterschiedlicher Art und Weise gerecht. Die Bereitschaft, sich intensiv mit den eigenen Anforderungen auseinanderzusetzen ist die grundlegende Voraussetzung.

Im Rahmen des Projektmanagements scheinen hierfür insbesondere moderne, agile Methoden wie zum Beispiel Scrum geeignet zu sein. Das Scrum-Konzept beruht auf der Grundannahme, dass viele Projekte zu komplex sind, um vorab in allen Details geplant zu werden und liefert entsprechende Methoden zur Komplexitätsreduzierung. Voraussetzung ist, dass die entsprechende Methodenkompetenz vorhanden ist oder aufgebaut werden kann. Nicht überall wird dies der Fall sein, so dass hier die Auswahl geeigneter Partner in Betracht kommen muss.

Auch aus anderen Gründen scheint die Beauftragung eines Implementierungspartners sinnvoll: Viele integrierte Web-Business-Lösungen basieren heute auf dem Zusammenspiel unterschiedlicher Software-Systeme, sei es im Rahmen einer Integration von Content und Commerce oder die nötige Anbindung an CRM. Aber Vorsicht: Die meisten technologischen Dienstleister sind auf ein System (oder wenige) spezialisiert. Sie werden das Projekt definitiv mit diesen Systemen umsetzen wollen, egal ob dieses für Sie am besten geeignet ist oder nicht. Verschaffen Sie sich daher einen umfassenderen Überblick:

• werden Sie aktiv und recherchieren

• ziehen Sie immer mehrere Quellen in Ihre Recherche mit ein

• scheuen Sie nicht den direkten Kontakt zu Herstellern