Schnell zu Datum springen

Um zu einem zukünftigen oder vergangenen Datum im Outlook-Kalender zu gelangen, müssen Sie nicht mühsam mit der Maus scrollen. Wesentlich einfacher geht es mit der Tastenkombination Ctrl+G. Geben Sie im folgenden Fenster das gewünschte Datum ein und klicken Sie auf OK. Wenn dieses im aktuellen Jahr liegt, genügt die Angabe von Tag und Monat.

Private Termine eintragen
Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender für Arbeitskollegen freigeben, sollten diese die Details zu privaten Terminen nicht zu Gesicht bekommen. In Outlook 2003 kreuzen Sie beim Erstellen eines privaten Termins in der unteren rechten Ecke das entsprechende Feld an. Nun sehen die Kollegen lediglich, dass der Termin bei Ihnen besetzt ist. Anwender von Outlook 2007 finden dieselbe Option in der Multifunktionsleiste, versteckt hinter dem gelben Schloss-Symbol.

Aufgabenleiste anzeigen
Zu den auffälligsten Neuerungen in Outlook 2007 zählt die Aufgabenleiste. Diese wird standardmäßig rechts vom Posteingang unter dem Minikalender angezeigt. Aufgaben für den aktuellen Tag erstellen Sie direkt im Feld „Neue Aufgabe eingeben“. Spätere Aufgaben geben Sie unter Datei/Neu/Aufgabe ein. Dort lassen sich diese über mehrere Tage hinweg festlegen und mit einer Priorität versehen.

Geburtstage auflisten
Wenn Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte in Outlook erfasst haben, können Sie diese als übersichtliche Liste anzeigen und ausdrucken. Öffnen Sie den Kalender und gehen Sie anschließend zu Ansicht/(Anordnen nach)/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren. Wählen Sie Jährliche Ereignisse und Kopieren. Tippen Sie Geburtstage ein und bestätigen Sie mit OK. Greifen Sie zu Filtern/Erweitert/Alles löschen. Fügen Sie in der Liste unter Feld/Alle Terminfelder/Betreff den Wert Geburtstag hinzu. Bestätigen Sie per OK/OK/ Ansicht übernehmen. Jetzt erscheint die Geburtstagsliste, die Sie auch ausdrucken können.

Kalender archivieren
Der Outlook-Kalender lässt sich nicht nur komplett, sondern auch jahresweise archivieren. Klicken Sie im geöffneten Kalender auf Datei/ Importieren/Exportieren. Wählen Sie nun In Datei exportieren/Persönliche Ordner-Datei (.pst) und klicken Sie auf Filter/Erweitert. Gehen Sie im Ausklappmenü zu Feld/Alle Terminfelder/Serienbeginn. Greifen Sie zur Bedingung am oder nach. Geben Sie unter „Wert“ das gewünschte Anfangsdatum ein, zum Beispiel den 1.1.2009. Bestätigen Sie per Zur Liste hinzufügen. Definieren Sie jetzt einen zweiten Filter mit dem Feld Serienende, der Bedingung am oder vor und dem Enddatum (in unserem Beispiel dem 1.1.2010). Fahren Sie per OK/Weiter fort und speichern Sie den Jahreskalender 2009 am gewünschten Ort ab.

Von Reto Vogt. Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp.