Passwortgeschütztes Postfach

Wenn mehrere Nutzer mit demselben PC-Konto arbeiten, hat jeder Zugriff auf die Mailpostfächer des anderen. Sie können Ihr Postfach aber mit einem persönlichen Passwort schützen. Klicken Sie dazu mit Rechts auf das Postfach (nicht auf den Posteingangsordner) und wählen Sie die Option Eigenschaften von Name X/Erweitert/ Kennwort ändern. Lassen Sie das Feld „Altes Kennwort“ frei und geben Sie zweimal ein neues Passwort für Ihr Postfach ein.

Möchten Sie nur einen Unterordner mit einem Kennwort schützen, laden Sie die Freeware Lock-Outlook von www.add-in-world.com/katalog/ol-lockoutlook herunter. Das Tool erfordert eine kostenlose Registrierung beim Anbieter.

Lesebestätigung verlangen
Dank Lesebestätigung wissen Sie, ob der Empfänger Ihre E-Mail gelesen hat. Die Funktion können Sie global für alle verschickten Nachrichten aktivieren oder bei jeder E-Mail einzeln. Wir empfehlen Letzteres, da Lesebestätigungen von vielen Empfängern als mühsam empfunden werden. Zudem funktionieren sie je nach Provider und Mailprogramm des Adressaten nicht. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, aktivieren Sie die Lesebestätigung unter Optionen A. Das funktioniert sowohl in Outlook 2003 als auch in der Version 2007.

Mailbenachrichtigung anpassen
Bei jeder eintreffenden Nachricht blendet Outlook am unteren rechten Bildschirmrand einen Hinweis ein. Sie können die Größe und die Transparenz der Meldung ändern. Das tun Sie via Extras/Optionen/E-Mail-Optionen/Erweiterte E-Mail-Optionen/Desktopbenachrichtigungseinstellungen. Lassen Sie sich jeweils die Vorschau anzeigen, bevor Sie Änderungen per OK bestätigen. Alternativ können Sie die Benachrichtigungen unter den Erweiterten E-Mail-Optionen deaktivieren oder zusätzlich mit Sound untermalen.

Dateianhänge direkt anzeigen
Nutzer von Outlook 2007 profitieren von einer Anlagenvorschau. Diese ist standardmäßig aktiviert. Die Attachments werden beim Öffnen der Nachricht in separaten Reitern angezeigt. Das funktioniert bei Office-Dokumenten, Videos und Bildern. Klicken Sie auf den Reiter, sehen Sie zunächst eine Warnung. Nehmen Sie diese ernst und wählen Sie die Option Dateivorschau nur, wenn Sie den Absender kennen. Möchten Sie auch eine PDF-Vorschau haben, installieren Sie den kostenlosen Foxit PDF Preview Handler. Wer die Outlook-Vorschau nicht nutzen will, deaktiviert diese unter Extras/Vertrauensstellungscenter/ Anlagenbehandlung.

Mehrere Attachements speichern
Per Rechtsklick auf das Attachment lassen sich die Anhänge nur einzeln abspeichern. Möchten Sie alle zusammen in einem Verzeichnis ablegen, klicken Sie in Outlook 2003 in der geöffneten Nachricht auf Datei/Anlagen speichern. Nutzer der Version 2007 gehen zur Option Andere Aktionen/Anlagen speichern. In beiden Outlook-Fassungen wählen Sie anschließend mit gedrückter Ctrl-Taste die gewünschten Dateien aus und speichern diese wiege wohnt auf der Festplatte ab.