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Chat-based Workspaces kommen in die Unternehmen

Maximilian Hille ist Analyst des IT-Research- und Beratungsunternehmens Crisp Research. Seine inhaltlichen Schwerpunkte sind Cloud Computing, Social Collaboration und Mobile Innovations.
Mussten es lange Zeit meist eindrucksvolle Bauwerke, Maschinen, Fahrzeuge und Co. sein, die ein gewaltiges Echo erzeugt haben, so ist es in der digitalen Welt zunehmend die Abstraktheit der in Software und Services verschlüsselten Technologien, die einen besonderen Reiz erzeugt.

Schon seit einiger Zeit, insbesondere durch das US-Startup Slack, hat sich in der Diskussion der Enterprise IT neben den großen Trendthemen das Thema Chat und Kommunikation weiter in den Vordergrund gedrängt.

Das Kernfeature eines Chats bleibt der mehr oder weniger der ungezwungene Austausch zwischen zwei und mehr Personen.
Das Kernfeature eines Chats bleibt der mehr oder weniger der ungezwungene Austausch zwischen zwei und mehr Personen.
Foto: dny3d - shutterstock.com

Dabei geht es im Wesentlichen doch nur darum, dass die jahrelang praktizierte direkte, verbale Kommunikation und Zusammenarbeit nun auch im digitalen Zeitalter entsprechend ermöglicht wird, oder? Denn letztlich werden Kaffee-Küche, Büros und Meeting-Räume jetzt digital gemacht, um Projektarbeit und Diskussionen auch über die neuen Arbeitsplattformen laufen zu lassen. Was bringt die Unternehmen dennoch dazu, dem Aufbau einer solchen „Chat-basieren Arbeitslandschaft“ derlei Aufmerksamkeit zu schenken?

Hier spielen gleich mehrere Faktoren eine Rolle. Angebot, Nachfrage und ein neues digitales Mindset sind hier vorrangig:

  • Digital Workstyle: Unternehmen erkennen zunehmend, dass die neue Form der Arbeit mehr Flexibilität, Mobilität und digitale Unterstützung braucht. Immer mehr entwickeln sich konkrete Zielvorgaben und Konzepte, um den digitalen und mobilen Arbeitsplatz umsetzen zu können. Nicht nur, weil der private digitale Lifestyle die Unternehmen zum Handeln zwingt, sondern auch die Möglichkeiten für Produktivität und Innovation stehen jetzt mehr und mehr im Vordergrund.

  • Tragende Wände: Software, Services und Apps für das digitale Arbeiten gibt es zuhauf. Von der Management-Suite bis zum Filesharing haben die letzten Jahre so einige Neuerungen hervorgebracht. Das Wesentliche, eine einheitliche Plattform, die sämtliche Einzeltools verbindet und vor allem den Austausch untereinander in Projekten und darüber hinaus sicherzustellen, wurde nicht selten vernachlässigt. Bis auf einige Insellösungen lief der Fortschritt hier nur schleppend – dies ändert sich derzeit.

  • Investitionsbudgets: Die Unternehmen haben vielerorts die Grundlagen geschaffen, um technologisch und organisatorisch den nächsten Schritt zum digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Dazu werden zunehmend Budgets bereitgestellt, die es erst ermöglichen, die Lösungen auch sinnvoll einzusetzen.

  • Technology-Push: Slack hat es vorgemacht und lange relativ konkurrenzlos einen neuen Markt prägen können. Wie Tempo-Taschentücher, Pampers-Windeln oder Aspirin-Schmerztabletten wurde aus Enterprise Chat-Systemen oder „Chat-basierten Arbeitsplätzen“ schnell „Slack“. Mittlerweile ziehen viele Anbieter, wie insbesondere Microsoft (Teams in Office 365) oder auch Cisco (Spark) nach und bringen neue Features und Integrationsmöglichkeiten, um die Chat-Plattform als neuen Knotenpunkt beziehungsweise Hub im digitalen Arbeitsplatz zu etablieren.

Der Erfolgsfaktor der Chat-based Workspaces

Auf den ersten Blick bleiben die Angebote wie Slack, Microsoft Teams und Co. mehr oder weniger unspektakuläre Chat-Plattformen. Hier sammeln sich einige altbekannte Features, die aus den diversen Collaboration-Services der vergangenen Jahre kommen oder simpel Chat-Funktionen sind, die im Consumer-Bereich lange existierten und spätestens durch WhatsApp jedem geläufig sind. Kernfeature bleibt folglich der mehr oder weniger ungezwungene Austausch zwischen zwei und mehr Personen.

Die nächste Evolutionsstufe digitaler Arbeitsplätze
Die nächste Evolutionsstufe digitaler Arbeitsplätze
Foto: Crisp Research AG

Viel wichtiger sind allerdings in diesem Fall der zweite Blick und die Möglichkeiten, die mit diesen Chat-Plattformen erst eröffnet werden. Denn als integrierte Plattform und als Hub der digitalen Arbeit haben diese Plattformen eine ganz zentrale Aufgabe. Bislang wird digitale Arbeit oft als „Insel-Gruppen-Lösung“ genutzt. Viele Anwendungen, die mit einzelnen Schnittstellen integriert werden, laufen unter dem Strich aber weitgehend autonom. Über zentrale Management-Plattformen, Suites, Bundles und Co. wird versucht eine einheitliche Oberfläche zu erzeugen. Dennoch fehlte es bislang vor allem am direkten Austausch und der Plattform, wo die einzelnen Insellösungen so zusammenlaufen, dass eine Trennung der Anwendungen noch weniger wahrgenommen wird.

Die neue Generation der Chat-based Workspaces legt den Austausch der Mitarbeiter und die virtuellen Meeting- und Pausenräume ins Zentrum des digitalen Arbeitens. Rundherum können die unmittelbar angebundenen Lösungen den Zugriff und die Bearbeitung der Daten und Informationen ermöglichen. Dieses Ökosystem kann (unter gewissen Voraussetzungen der Integrierbarkeit – proprietär vs. Offen) beliebig erweitert werden und so auch diverse bestehende Anwendungen, Services und Suiten des klassischen Digital Workplace zuverlässig anbinden.

Woran es bisher noch etwas fehlt ist die Integration der „Non-Users“, also externer Anspruchsgruppen wie Partner und Kunden, die keine unmittelbaren Produktnutzer sind und erst hinzugefügt werden. Hier stehen sich der Hub-Charakter mit Zugang zu allen Anwendungen und die Offenheit im Wege. Während Slack dies noch halbwegs einfach ermöglicht, setzt Microsoft Teams ein bestehendes Business-Konto von Office 365 voraus. Die Einschränkung gilt es aber zu überwinden, um in der Gunst der Anwender zu steigen.