Die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, durchläuft einen fundamentalen Wandel. Immer mehr Mitarbeiter gehen ihren beruflichen Aufgaben auch außerhalb des Büros nach, technologieaffine Young Professionals rücken in den Unternehmen nach und private und geschäftliche Technologien verschmelzen zusehends.

Noch nie waren die Veränderungen im IT-Arbeitsplatzumfeld so fundamental und vielversprechend wie heute. Nach subjektiver Einschätzung der von IDC im Sommer 2016 befragten IT-Verantwortlichen deutscher Unternehmen wirkt sich eine Workplace-Modernisierung signifikant auf die Mitarbeiterproduktivität (+33 Prozent), die Kosten/TCO (-26 Prozent) und die Schatten-IT (-22 Prozent) aus. Aus Sicht von IDC müssen sich Unternehmen daher mit einer zukunftsgerichteten Workplace-Strategie auseinandersetzen, wenn sie 2017 nicht gegenüber ihrem Wettbewerb ins Hintertreffen geraten wollen.

Allerdings wird auch die Einführung der besten Technologie ohne Wirkung bleiben, wenn nicht auch die organisatorischen Weichen im Unternehmen gestellt werden. Flexible Arbeitskonzepte brauchen einen kulturellen Wandel und ein Management, das diesen vorlebt. Viele Befragte haben geäußert, dass die organisatorischen Weichen für diesen Wandel in ihrem Unternehmen noch nicht gestellt sind. Nur wenn IT, Personalabteilung und Geschäftsführung die gleiche Vision haben, können die Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen in diesem Jahr eine neue Stufe erreichen.

1. Treiben Sie die IT-Arbeitsplatz-Modernisierung voran

Es lohnt sich aus vielerlei Hinsicht für Organisationen, ihre IT-Arbeitsplätze für die Zukunft zu rüsten. Eine höhere Mitarbeiterproduktivität, bessere Zusammenarbeit, schnellere Abläufe, Kosteneinsparungen und eine höhere Attraktivität gegenüber neuen Mitarbeitern sind nur einige der Vorteile, die durch moderne Workplaces erreicht werden können. Erfreulicherweise erkennen vielen Unternehmen dieses Potential und wollen es in den kommenden Monaten angehen. Doch die Erfahrungen aus der Vergangenheit lehren, dass Investitionen aufgrund von plötzlichen Themen mit höherer Dringlichkeit zurückgestellt wurden. IT-Verantwortliche sollten künftig nicht in alte Muster zurückfallen und der IT-Arbeitsplatz-Modernisierung einen hohen Stellenwert auf ihrer Agenda für 2017 sichern.

2. Beziehen Sie die Präferenzen der Mitarbeiter ein

Anwender sind nicht selten Ausgangspunkt für neue Technologien im Arbeitsplatzumfeld. Gerade Young Professionals übertragen ihre privaten Erfahrungen auf den Unternehmenskontext. Ein Unternehmen, das dies nicht berücksichtigt, wird gerade für Young Professionals an Arbeitgeberattraktivität verlieren. Nichtsdestotrotz sollten neue mobile Technologien nicht einfach der Belegschaft aufgezwungen werden. Die Präferenzen von Anwendern aller Altersklassen sollten bei der Umstellung unbedingt einbezogen werden. Nur wenn Mitarbeiter den Mehrwert neuer Lösungen verstehen, werden sie diese im Arbeitsalltag auch nutzen.

3. Lassen Sie sich nicht von Ängsten lähmen

Natürlich dürfen Security- und Privacy-Aspekte nicht außer Acht gelassen werden und sollten ein zentraler Bestandteil Ihrer Workplace-Strategie sein. Lassen Sie sich aber nicht von den möglichen Risiken lähmen und finden Sie eine gute Balance aus Produktivität und Sicherheit. Denn gerade die Fachbereiche fordern eine bessere Unterstützung in ihrem Tagesgeschäft durch die IT ein. Wird dies aufgrund von Sicherheitsbedenken verwehrt, werden Anwender eigene Lösungen suchen. Dies wird das Sicherheitsproblem nicht lösen, sondern verstärken. Die Entwicklung von Schatten-IT ist daher unbedingt zu vermeiden, indem Anwender aus den Fachbereichen nicht sich selbst überlassen werden.

4. Bauen Sie Zugriff auf Applikationen und Daten aus

Um die Produktivität der Mitarbeiter auch von unterwegs zu gewährleisten, muss ein geräte- und ortsunabhängiger Zugriff auf Applikationen, Dokumenten und Collaboration Tools sichergestellt werden. Dabei sollte eine konsistente User Experience eine zentrale Anforderung sein. Ein Lösungsweg sind hierbei virtuelle Desktops und Apps, die entweder On-Premise oder aus der Cloud (DaaS) bereitgestellt werden. Gerade bei der Mobilisierung von Legacy-Anwendungen ist die Virtualisierung ein vielversprechender Ansatz. Nichtsdestotrotz sollten IT-Verantwortliche aufgrund der oftmals hohen Komplexität die Unterstützung externer Service Partner in Betracht ziehen.

5. Setzen Sie sich mit Unified Workspace Management auseinander

Das allmähliche Zusammenwachsen von Mobile und Desktop IT ermöglicht ein ganzheitlicheres Management von IT-Arbeitsplätzen. Die Erwartungen der IT-Verantwortlichen nach Vereinfachung und Kosteneinsparungen durch ein Unified Workspace Management sind nachvollziehbar. Das Angebot an Tools nimmt kontinuierlich zu. Informieren Sie sich daher genau, welche Lösungen ihre Erwartungen auch erfüllen können. Beziehen Sie in Ihre Überlegungen auch das Identity und Access Management mit ein. Die Vereinheitlichung von Nutzeridentitäten und Passwörtern im Rahmen eines Single-Sign-On wirkt sich sowohl positiv auf die Mitarbeiterproduktivität als auch auf die IT-Sicherheit und Kontrolle aus. (fm)