Bär GmbH aus Duisburg, die ihr Geld mit Handel, Instandhaltung und Reparatur von Gebrauchsgütern verdient. Ihr Interesse richtete sich zunächst auf eine effizientere Handhabung der Bestellprozesse bei so genannten C-Artikeln beziehungsweise geringfügigen Wirtschaftsgütern und Betriebsmitteln. Hier lassen sich generell 50 bis 70 Prozent der Prozesskosten einsparen.

Um ein solches elektronisches Beschaffungsverfahren einzuführen, benötigt der Einkauf Zugang zu elektronischen Katalogen, die im Haus oder durch einen Dienstleister verwaltet werden. Außerdem muss das Online-Bestellwesen an das Warenwirtschaftssystem und eventuell an das ERP-System angebunden werden.

Sinn macht der Einkauf von entsprechender Software jedoch erst, wenn man zuvor seine Abläufe bereinigt. Dafür sollten sich die Firmen an zumeist unabhängige Berater wenden, die dann für ein, zwei Tage im Haus unterwegs sind. Dazu kommt noch der Aufwand für die Schulungen der Mitarbeiter, wenn der Prozess einmal implementiert ist. Da skalieren die Investitionskosten schnell von 20 000 Euro bis zu einer Million, abhängig davon, wie weitreichend der elektronische Einkauf gehen soll und ob bereits Vorarbeiten geleistet wurden.

Trotz der teilweise hohen Projektkosten kann sich das „Desktop- Purchasing“, wie der BME diese Form der Beschaffung nennt, relativ rasch rechnen. Laut Trautenmüller ist der geplante RoI typischerweise in sechs bis 15 Monaten zu erreichen.

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