Information statt Intuition

Analyse- und Reporting-Tools für Geschäftsführer

Dr. Klaus Manhart hat an der LMU München Logik/Wissenschaftstheorie studiert. Seit 1999 ist er freier Fachautor für IT und Wissenschaft und seit 2005 Lehrbeauftragter an der Uni München für Computersimulation. Schwerpunkte im Bereich IT-Journalismus sind Internet, Business-Computing, Linux und Mobilanwendungen.
Versteckte Kosten finden, Märkte analysieren, Geschäftsberichte erstellen: Für Analyse und Reporting brauchen auch mittelständische Betriebe Business Intelligence (BI). Gefragt sind einfache Tools, die als Self-Service funktionieren und um Excel keinen großen Bogen machen. Einige Beispiele stellen wir Ihnen vor.

In welche Richtungen sollen Innovationen getrieben werden? Welche Marktlücken sind lukrativ? Welche Produkte sichern unser Überleben in den nächsten Jahren? Business-Intelligence-Werkzeuge für Analytics und Reporting finden Antworten auf solche Fragen und bilden die Basis für das Erstellen von Geschäfts- und Quartalsberichten. Sie versorgen Vorstände und Geschäftsführer kontinuierlich mit entscheidungsrelevanten Informationen - und unterstützen sie ad hoc bei wichtigen Unternehmensfragen.

Die Tools erlauben es beispielsweise, wichtige Daten und Parameter zusammenzufassen, um sie als Business-Indikatoren zur Erstellung von Geschäftsberichten zu nutzen. Dashboards können aufgebaut werden, um die zentralen Unternehmens-Kennzahlen immer im Auge zu behalten. Und Trendvergleiche weisen auf wichtige Entwicklungen hin, die die Geschäftsführung für sich nutzen kann.

Komplexität und hohe Kosten scheuen mittelständische Betriebe allerdings wie der Teufel das Weihwasser. Das spüren die Großen: Business Intelligence im Umfeld der Big Player wie SAP, IBM oder Microsoft gilt als umständlich, teuer und technisch und personell aufwändig - für den Mittelstand ein No-Go. Doch in den letzten Jahren hat sich einiges getan: BI-Systeme müssen heute nicht immer aufwändig administriert werden und komplex in der Anwendung sein.

BI-Tools im Self-Service

Im Mittelpunkt dieses Beitrags stehen kleinere BI-Tools jenseits der BI-Boliden von SAP und Co., vorzugweise von deutschen Anbietern. Sie setzen kein komplexes BI-Umfeld voraus, sind einfach zu bedienen und der Philosophie der Self Service BI verpflichtet.

Self-Service BI ist ein Begriff, der sich seit 2010 in der BI-Branche ausbreitet. Gemeint ist die Bereitstellung einer IT-Umgebung, mit der Anwender eigenständig und unabhängig von der IT-Abteilung in der Lage sind, Analysen vorzunehmen und Reports zu erstellen. Weil sich durch eigenständiges Aufbereiten und Interpretieren der Daten Zeit einsparen lässt, bietet sich das Prinzip der Selbstbedienung insbesondere an, wenn Anwender schnell reagieren und regelmäßig Entscheidungen treffen müssen. Damit sind sie ideal für Management und Geschäftsführung.

Viele dieser Tools basieren auf Excel und bieten beispielsweise Add-ons oder ganze Module an. Das hat seinen guten Grund: Eine Umfrage des BARC-Instituts unter mittelständischen Unternehmen ergab, dass über 80 Prozent der Mittelständler Excel für die Erstellung von Analysen und Reports nutzen. Somit ist die Microsoft-Software das populärste "BI-Werkzeug" überhaupt.

Doch Excel hat seine Grenzen. Die mit der Tabellenkalkulation ermittelten Unternehmenszahlen erfordern viel händische Arbeit und sind somit zeitaufwändig und fehleranfällig - ein perfektes Feld für BI-Anbieter, diese Lücke zu schließen. Berücksichtigt haben wir in unserer Übersicht auch mit drei Anbietern den zunehmenden Trend, Analyse und Reporting-Funktionalität als Software as a Service aus der Cloud zu beziehen.

chart-me

Die Berliner Hi-Chart GmbH setzt für Analysen und Reports auf Excel-Add-ons. Mit der Installation der "chart-me"-Erweiterungen steht Nutzern in Microsoft Excel ein Menü zur Gestaltung von passgenauen Diagrammen und Geschäftsgrafiken zur Verfügung. Einfache Ad-hoc-Analysen, Diagramme und Dashboards für Geschäftsberichte lassen sich damit ohne großen Aufwand schnell generieren.

Spezielle Kenntnisse in Datenanalyse sind dafür nicht notwendig: Zur Erstellung der Reports wird der Nutzer mit Assistenten und Abfrage-Dialogen von den Daten zur Analyse und zur Visualisierung geführt. Mit wenigen Klicks hat er seine Ad-hoc Analysen und Geschäftsgrafiken erstellt - Anpassungsmöglichkeiten lassen individuellen Spielraum.

Die Darstellung der über 80 Diagrammtypen von chart-me ist nach einheitlichem Notationsstandards vordefiniert. Jedes neu erstellte Diagramm entspricht damit automatisch demselben Standard. Anwender können zudem auf vordefinierte Typen zurückgreifen. Einmal erzeugte Berichtsseiten brauchen nach der einmaligen Erstellung nur mit neuen Daten befüllt zu werden.

Die fertigen Charts lassen sich zudem pixelgenau in PowerPoint-Präsentationen einbinden oder für gedruckte Berichte bereitstellen. Um chart-me fürs Reporting nutzen zu können, benötigen Anwender MS Excel 2007, 2010 oder 2013. Geeignet ist das Tool für Excel-affine Nutzer, die Wert auf einheitliche, sauber erstellte Diagramme legen. Chart-me ist für 595 Euro erhältlich.

cMORE

Das Unterschleißheimer Software-Haus pmOne entwickelt unter dem Label cMORE (collaboration, MOdellierung, REporting) aufeinander abgestimmte Software-Module auf Basis von Microsoft-Technologie. Standard- und Ad-hoc-Reporting übernimmt das Excel-/SharePoint-basierte Modul cMORE Message. Das Tool ist einfach handhabbar, verlangt keine besonderen Kenntnisse und nutzt und erweitert die vorhandene Software-Infrastruktur von SharePoint und Excel.

In einem Excel Add-in erstellen Anwender Grafiken und Berichte, die vordefinierte Darstellungsformen mit unternehmensindividuellen Vorgaben wie Farben, Darstellungstypen oder Fachbegriffen verknüpfen. Damit lässt sich eine unternehmensweite "Reportingsprache" festlegen, was die Botschaft in den Berichten deutlicher hervortreten lässt.

cMORE/Message liefert eine umfangreiche Grafikbibliothek mit.
cMORE/Message liefert eine umfangreiche Grafikbibliothek mit.
Foto: Klaus Manhart

Das zentrale Konzept dahinter ist das Prinzip des "Information Design", bei dem es um die unternehmensweite Standardisierung des Reporting nach wissenschaftlich abgesicherten Grundsätzen geht. Diese Vorgaben werden in einem "Report Definition Sheet" (RDS) zur Verfügung gestellt, das die Verwendung von Schriften, Farben etc. für unterschiedliche Grafiktypen und Einsatzgebiete im Unternehmen definiert.

cMORE eignet sich besonders für Anwender, die ein einheitliches, standardisiertes Reporting schätzen und dafür die vorhandene Microsoft-Infrastruktur nutzen möchten.

QlikView

QlikView ist ein sehr schnelles, bequem handhabbares BI-Tool der Firma QlikTech. Das inzwischen weltweit agierende schwedische Unternehmen gilt als Pionier innovativer Ansätze, um Geschäftsdaten einfach und schnell zu verwalten, zu analysieren und darüber zu berichten. Das BI-Werkzeug erlaubt es, Analysen und Reportings von verschiedensten Datenquellen wie relationalen Datenbanken, Web Services, Excel- und Text-Dateien aus zu starten und unter unterschiedlichen Gesichtspunkten auszuwerten.

QlikView gilt als leistungsfähiges Analyse- und Reporting Tool, das seine Stärken im Bereich visuelle Analyse und einfaches Handling hat.
QlikView gilt als leistungsfähiges Analyse- und Reporting Tool, das seine Stärken im Bereich visuelle Analyse und einfaches Handling hat.
Foto: Klaus Manhart

QlikView punktet vor allem in zwei Bereichen. Das erste Highlight ist die integrierte In-Memory-Technologie. Damit werden die Daten im Hauptspeicher vorgehalten und können sehr schnell ausgewertet werden. Das zweite Hauptmerkmal ist die intuitive Bedienung: Dem Motto "Simplifying decisions for everyone, everywhere" verpflichtet, lässt sich das Werkzeug wie eine Consumer-Anwendung nutzen und ist auch für BI-Laien bedienbar. Realisiert wird das im sogenannten "Natural-Analytics-Ansatz", der das Ziel verfolgt, über die größtmögliche Vereinfachung der Bedienung den Anwenderkreis im Unternehmen zu vergrößern.

Die Datenspeicherung in QlikView basiert auf einer multidimensionalen Datenbank, die im Arbeitsspeicher vorgehalten wird und OLAP-Funktionalität bietet. Weitere Kernpunkte sind das möglichst einfache Anpassen der Applikationen durch den Endanwender sowie die Unabhängigkeit von der verwendeten IT-Plattform. In Studien schneidet das Tool besonders gut ab in den Bereichen "Visuelle Analyse", "Mobile Business Intelligence", "Self-Service-Funktionalitäten" sowie "Agile BI". Eine Einzelplatzlizenz von QlikView ist für 1350 Dollar zu haben.